如何选取自己的角色方向是要预先准备和临场抉择的。一方面要根据自己在平时生活和工作中,更善于做那个角色,进行预先的设定。比如启发别人思考的领袖(Leader)角色、总结陈述的记录官、大局观的时间控制者(Time-keeper)、解决具体问题者或活跃气氛的成员等。只有角色定位适合自己惯常的表现,才能更自然、更出色地在这个方向上做出较大的贡献。下面简单谈谈各个角色如何做会获得较大的认可。
Leader的戏份较多,表现时间和机会多,是相对容易通过的成员。但凡事都有两面性,其风险也最高,如果团队有刺头而最终没有形成统一的意见,一般情况都是因为Leader的引导失职,最后导致面试失败。同时,性格太强势的Leader也不太好,要给全队成员以发表观点的机会。所以如果你决心扮演此角色,一定要进行一定量的练习,把握全局。
那么群面中,如何做一个出色的Leader呢?
1)面试前,尽可能地了解清楚参加面试同学的名字、学校和专业背景,至少要跟多数人进行一定的交流;对每个人的专业和特长,有所了解,进行合理的引导,并恰当地把各阶段的陈述和总结机会,让给恰当的同学。争取在面试前,先进行破冰,让大家认同和信任你。做Leader,面试前,多跟大家熟络尤为重要。
2)面试中,Leader领导团队的方式有很多种,而思路引领是首选,一般要首先发言。只有所有团队成员在思路的框架内贡献力量时,才能够实现集体力量的整合。一般由Leader提出方向并引导和总结其他同学思路。
比如,破冰的开头:“我们遇到的是一个×××问题,目的是要实现×××,在讨论具体解决方法时,我们先确定一下总体解决思路。”“我先谈谈我的想法,大家看看补充和改进一下,好吗?我的思路是这样……”一般在破冰同学说话完成后,同学都普遍附和,破冰同学成为引导性的Leader。
3)总体思路确定后,接着讨论具体的执行方法和步骤,这时Leader的最大任务不是提点子,而是鼓励团队成员一起讨论,并在这个过程有效控制讨论流程。要让讨论围绕着总体思路,跟组员互动和反馈,一步步向目标进行。
比如,“你说的是降低成本吗?”“那通过什么方式降低成本呢?”“你讲的是重视员工培训和提高生产效率这两点吗?”“其他同学的意见呢?”等等。多用疑问句,及时总结和综合团队成员的意见,也让组员积极反馈给你。
4)注意机会分配问题。要结合个人的专业优势,恰当地引导组员发挥自己的特长,为解决方案提出专业的意见。
比如,“×××从营销学上来看这个问题,你觉得应该怎么处理呢?”等。如果某个同学不怎么说话,或者争取不到说话的机会,Leader可以说:“还有其他意见吗?要不我们听听×××同学的意见。”总之,发挥每一个小组成员的能力和知识优势,在规定的时间内,整合出完善的解决方案,是Leader的最大贡献方向。
总结来说,Leader需要用自己的热情来拉动整个团队的前进,用良好的安排来确保团队计划的进行,以及用自己的知识和充分的分析来促成团队有效的讨论。
因此针对这个容易让大家争抢的角色,有两条建议:第一,不是Leader的料就千万别逞强,否则容易害人害己;第二,Leader要以解决问题为目标,以顾及所有成员为宗旨,自己点子和评论可以少提些。
Time-keeper简单来说就是时间控制者,会帮助大家做时间的切分并在适当的时候提醒大家注意控制节奏。大家不要小看Time-keeper,其通过率也相对较高,因为其是项目管理能力的体现。不过在这个角色容易被Leader角色抢戏甚至被其兼职,然而反过来说,Time-keeper也可以以提醒时间为名义辅助Leader工作。
Time-keeper第一任务是时间管理。所以,Time-keeper拿到案例题目和时间规定后,需要快速理解案例并与大家商量,迅速形成时间段安排,做到时间分块与总体思路进展相匹配。
比如,“我建议,在讨论前,我们先根据题目的情况,把面试时间这样分块,大家看看怎样?好吗?”“大家先用3分钟来独自思考,写下大概方案,然后我们轮流讲一下自己的想法,每人一分半钟,一共是12分钟,接着,我们用20分钟来讨论,得到方案,最后总结陈述5分钟。这样在45分钟的面试中,我们还能有几分钟的机动时间剩余。这样的时间分块,大家觉得可行吗?”
Time-keeper在讨论过程中,要严格按讨论好的时间规划来管理时间,适当打断发言超时的同学:“时间到了,×××不好意思,到下一个发言同学哈。”也需要适当引导大家谈话简洁扼要:“×××你能用几个词总结一下你刚才的话吗?注意,Time-keeper有时要唱黑脸,果断打断啰唆或偏题的谈话,让讨论有效。至于因为打断别人是否会造成不好效果却不必担心,只要语气尽量婉转巧妙,大家会感谢你对节省团队时间的贡献的。
如果期望能做得更好,那么就要注意辅助Leader进行团队节奏的推动,有效地避免冷场。比如:“现在还剩4分钟,大家讨论一下,以后怎么避免同样的生产问题发生吧!”
总而言之,Time-keeper是团队重要的一员,不仅关系到团队能否在规定的时间内充分讨论问题,并得到完善的解决方案(时间划块和协助Leader方面),还关系到团队成员机会均等,并发挥各自最大能力,以实现方案最优化(时间管理和引导发言方面)。
当团队成员吵得纷纷扰扰时,还有一个人在认真记录每个人的讲话,并在适当的时候给予总结。这个人也是群面中较容易出彩的一个角色——记录总结员。
记录员的主要工作是帮助团队记录并提炼讨论结果,形成最后的团队答案。作为记录员,有几点需要注意。
1)记录要清晰、明确:根据团队时间划块的安排,把一张纸分成几部分,在每一个部分的顶头,写清楚该时间段要解决的问题和目标。讨论时,要快速而准确地记下每个同学的发言(名字和发言内容,不一定全部逐字记录,但完整意思一定要记下,包括好点子和坏点子)。并结合团队整体解决思路,把相关的发言重点,用记号标明。
2)配合Leader,解决盲点,推进讨论:及时把关系到重要问题解决的发言和有创意的点子重点清晰地指给或传给Leader看。
如发现某个重要问题还没讨论出结果,就被岔开时,应在恰当时提醒队友再讨论一下。当团队成员讨论无目的时,要站出来,讲述清楚我们刚才讨论到哪一步骤了,接下来该讨论哪个步骤。
3)恰当总结发言,争取做代表来总结陈述:在讨论收尾时,拿起本子,向着每一位组员说:“大家的发言,我都记录在这个本子上,下面,我跟大家说说我记录的重点吧!”当大家都看着你的时候,你一定把你整理出来的方案要点要思路清晰地、重点突出地、逐条逐条地讲出来,并在这个过程恰当点名赞扬一下某个同学的点子。最后说:“这是我们的讨论结果,记录在这里,下面哪个同学来做代表陈述,我把这个本子给他。”一般这个角色就会属于你。
以上三个角色是在群面中有相对额外工作的角色,如果争取到了,会有助于个人的发挥;如果没有争取到,作为普通的团队成员,清晰明确地贡献自己的思路,展示自己的思想就可以了。因为特殊角色虽然表现机会相对多一点,但也容易多做多错。有时候只要抓住一次发言机会,把团队从偏离的讨论中拉回到正轨就可以做到一招制胜,之后即使一句话都不说,也可以给面试官留下深刻印象,通过面试。
最后特别提示一下针对相悖意见的处理。群面讨论其实是一个求同存异的过程,达到某种共识的过程中有意见的分歧是比较正常的。但是一定不要据理力争地试图压倒其他成员,这样会被认为缺乏团队精神,基本会被淘汰。
比较好的处理方式是引导讨论方向,团结其他同学,表现出领导能力。即使最后意见没有被采纳,也不能带着情绪参加剩余的环节,一定要顾全大局,与团队里的其他成员一道完成讨论任务。群面最重要的是看你在讨论过程中扮演了什么角色,必要时要学会妥协。