丹,我想了解一下关于新员工入职流程这部分的工作。你觉得你做得怎么样?[嗯,不是很顺利,因为我有些忙不过来,也没有其他人能够帮到我。]
是吗?我觉得你不应该忙不过来呀。可以跟我多谈谈是怎么回事吗?[好呀,当新员工入职时,太多的信息需要录入系统—姓名、地址、社会保险号码、公积金号码,等等。我觉得太多了,需要别人来帮我。]
那么是什么让你感觉到忙不过来、人手不够呢?能具体谈谈吗?[每件事情都很烦,这不是一个人能够完成的工作。]
好吧,这听上去有些奇怪,录入新员工信息不就是你的主要工作吗?在员工入职第一天和员工离职时,你需要录入相关的人员信息,这是你主要的工作内容,对吧?[对的。]
如果这是你在部门里的主要责任,而你又觉得自己无法完成这样的任务,那么你认为该如何解决这件事情呢?[我不知道,我希望你能帮我解决。]
好吧,丹,我是这么看待这件事的。可能现在我还不太了解事情的全貌,所以我需要你来帮我分析分析。如果我们有八位新员工在本周入职,而你在他们入职当天无法将他们的信息全部录入系统,我就不得不怀疑,是你的打字速度或者工作效率有问题了。只要在你工作期间没有人打扰你,我也没有分配给你其他任务,那么你就是一直在自己的办公桌上忙碌,对吗?
打个比方,正如你所说的录入系统数据,这不应该是很困难的工作。这是一个助理的基本工作。输入名字、地址和社保号码用不了多少时间。即便是八个新员工,最多也不过两三个小时就能做完。你为什么会觉得工作量大,需要别人来帮忙呢?为什么不在员工入职当日的周一来完成它,从而让员工的薪资信息能够在当日生效呢?[嗯,我就是觉得工作量太大,无法完成。]
是不是有其他什么原因,导致你无法按时完成工作呢?[没有呀,我只是希望部门里有其他人能够帮帮我。]好的,那么你希望这个帮助你的人,做些什么工作呢?[帮我做数据录入呀。]
好的,恐怕我们的谈话又回到了最初的起点,你并没有给我更多的信息,让我认为有必要让其他同事来帮助你,或是对你不能完成员工信息录入工作给出合理的解释。
我可以给你一些建议:你好好利用今晚的时间考虑清楚,在明天我们见面时,告诉我你的解决方案。我非常乐意听你的任何建议和想法。
无论怎样,我想你的主要工作内容就是录入相关数据,如果你无法在周一下午之前完成任务的话,那恐怕这份工作不是很适合你。如果这样的话,你可能就需要另谋高就了。
这是因为,你没有任何理由能说服我,问题也仍然没能解决,我们下一步的回应只能是给你一个书面警告。这可能会直接导致你被解雇,我想你也不想让这个不光彩的记录放在你的个人档案中。好,那我们明天来聊聊你的新想法和有建设性的解决办法吧,我非常乐意听。你任何时间来找我都可以。
当然,丹可能因为其他问题再次与你谈话,比如在收集新员工信息时,书面文件80%的信息都没有填写正确,所以他不得不返回去找填写人,重新收集正确的数据,或者文档超载、电脑系统锁死等故障导致了工作延误。如果这些事项都是工作中的正常事件,你的讨论只需要简明而直接地给出解决方案。
这都是一些常见的问题,不过对于员工来说总会找一些伪造的理由为自己开脱。如果事实真的是这样的话,你只能认为是他们不懂得珍惜目前的机会,势必把工作机会拱手让给其他人。书面警告势必导致解雇,选择主动辞职可能是让这位员工离开公司的最佳选择,这对员工和公司都好(也省得你去实施进一步的处罚措施)。主动辞职能保护员工的面子,也不会对员工今后的职业生涯造成影响,总比让员工觉得是由于自己的不胜任而出局,始终背负这个包袱要好。
当然,如果你有任何担心,比如有些员工会把你好心的劝解当成威胁或是其他意思,或者你怀疑他会使这件事归因于一些受保护的情形(比如他的年龄和种族),那么请向人力资源部门或是法务部门反映相关情况。在和这个员工谈话之前,得到相关部门的建议对你来说没有任何坏处,尤其是对这种把任何问题都归咎于他人的员工,更要慎之又慎。
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