.................................................................................. 2 二、部门职能................................................................................................................................... 2 三、岗位职责................................................................................................................................... 3 第二章 岗位流程及方法................................................................................................................. 6 一、硬件维护................................................................................................................................... 6 （一） 、总部............................................................................................................................. 6 （二） 、门店........................................................................................................................... 13 （三） 、新店........................................................................................................................... 32 （四） 、常用软件的使用 ....................................................................................................... 37 二、信息员..................................................................................................................................... 40 （一） 、单据处理................................................................................................................... 40 （二） 、商品信息的设置 ....................................................................................................... 55 （三） 、给供应商取单据 ....................................................................................................... 66 （四） 、数据分析................................................................................................................... 68 （五） 、生鲜单据................................................................................................................... 71 （六） 、联营结算................................................................................................................... 78 （七） 、价签打印................................................................................................................... 84 第三章 注意事项........................................................................................................................... 88 一、总部......................................................................................................................................... 88 二、门店......................................................................................................................................... 89 第四章 案例解析........................................................................................................................... 90 一、服务器损坏造成数据库的异常及数据丢失 ......................................................................... 90 二、供应商伪造原始单据结款 ..................................................................................................... 90 三、门店偷盗事件......................................................................................................................... 91第一章 部门职能与岗位职责一、概述信息部做为公司一个重要职能部门，为门店、供应商、其它部门 提供服务；主要承担着全公司及门店信息系统建设、升级、维护；公 司所有单据的录入、处理；为各部门员工进行信息培训，为公司提供 数据分析，公司发展决策提供数据依据。二、部门职能1、 全面负责公司所有电脑及 UPS 电源打印机等外围设备、收银机、 POS 设备条码打印机、电脑软件、相关耗材的使用、维护、保养、供 货商、商品、变价等资料存档等管理工作并严格遵守和督导操作人员 遵守电脑设备管理的有关规定。 2、 负责公司所有业务单据的录入与处理， 并力求准确、 快速、 及时， 对重要数据和资料进行备份， 定期分析电脑中已经过时或无用的数据 资料并与相关部门协调对此数据做相应处理。 3、 遵行《采购管理制度》中有关商品及编码管理的规定，不断调整 和完善所经营商品的分类管理和编码管理。 4、 利用、 分析商业自动化宏业系统数据， 为连锁经营提供数据支持。 5、 遵循《采购管理制度》中有关商品定价与毛利管理的规定，及时 查询不合理价格信息为采购部的毛利管理提供数据分析。 6、 学习和掌握商业宏业系统，的使用方法及软件中所提供的商超操作流程，力求公司的操作流程与软件一致，保证数据相对准确为公司 提高管理水平保驾护航。 7、 配合采购部完成商品调价，促销活动。 8、 配合运营部完成各门店盘点工作 9、 运用有效的领导方法，激励员工的士气，并督导其依照工作标准 或要求，高效率的完成工作。三、岗位职责1、部门经理 a、全面负责信息系统的安全、稳定、可靠、有效运行； b、负责信息技术部人员的考核和规范化管理工作； c、负责指挥、监督信息部人员完成信息系统的建设工作； d、根据公司要求，制定各系统的调整计划、作业指导书， e、指挥信息部共同完成系统的升级、调整、清理工作； f、 负责确认电脑系统修改意见、建议；a) 操作改进问题整理成相关 作业指导书，下发各个部门操作执行，必要时安排培训课程进行深入 培训和指导；b) 系统改进问题整理成《系统修改申请单》 ，报软件公 司进行调研并确定最终修改意见以及解决方案后， 反馈给相关意见提 出部门； g、负责制定新开门店的计划、作业指导书，并指挥、监督信息部人 员完成新开店铺的系统建设工作； h、负责定期检查、监控总部系统，门店系统，财务系统 配送中心系统的系统运行情况，并将运行问题以及改进意见提交公司领导。 i、监控所有硬件设备的使用情况； j、检查员工出勤状况，合理调度人力。 K、 协调信息部其它工作。2、 信息系统维护 a、负责定期检查门店及公司各类硬件及网络设备，安排保养、清理 和维护工作； b、负责公司内部关键硬件及网络设备的安装、调试和维护工作，对 硬件使用部门提出的硬件问题及时予以解决和答复； c、根据公司要求对下属个门店进行网络规划，并根据信息部的要求 完成网络建设工作； d、负责故障汇总分析及月故障汇总表的编制、通报。 e、对配送中心的设备使用情况定期检查、维护，并对使用人员进行 培训，指导其正确操作； f、负责超市、便利店的信息设备、网络等保养和维护工作，并负责 与硬件厂家及时联系，对损坏的设备进行更换、维修； g、对公司的硬件使用情况提出合理建议或意见；3、信息员 a、供应商及商品资料的录入修改； b、变价单录入（由采购提供变价单） ；c、价格标签、条码的打印； d、验收单、退货单、调拨单等单据的录入、审核、打印； e、促销、海报等活动的变价、审核。 f、负责所有供应商的单据拿取工作并对供货商出现的问题及时的以 书面形式或电话的方式通知供应商。 g、负责督促各门店及时上传、下载信息。 h、负责并协助运营部做好每次盘点工作。 i、负责会员卡的制作与发行完善会员的资料信息。 j、负责部门卫生区的卫生工作。 k、数据分析第二章 岗位流程及方法一、硬件维护（一） 、总部 1、总部宏业及 OA 服务器操作系统及应用软件安装 a. 总部宏业及 OA 服务器操作系统均为 windows 2003 服务器版， Raid5 磁盘阵列，使用 windows 2003 光盘配合 Raid 卡驱动安装操作系 统。 b. 宏业服务器 IP 地址为：192.168.0.222； OA 服务器 IP 地址为： 192.168.0.220；网关均为：192.168.0.1；DNS 为：202.102.192.68。 c. 两台服务器均连接在 VPN 外网端口上。 d. 宏业服务器使用 Sqlserver2000 企业版数据库， 安装完毕后在企业 管 理 器 中 附 加 总 部 宏 业 数 据 库 （ hpymarket ） 和 传 输 平 台 数 据 库 （hycenter） 。 e. 在宏业服务器上安装宏业管理系统，打开宏业安装目录 mdcas， 找到 md.dll 文件，用记事本打开，配置如下图：f. 复制 hydtp 程序至 C 盘，发送 hydtp 快捷方式至桌面； 打开宏业 目录 mdcas，发送流水处理、导入导出、宏业进程快捷方式至桌面。g. 在 OA 服务器上安装通达 OA 管理系统，OA 管理系统 IP 是： 192.168.0.220，端口是：8080。安装完毕后打开通达应用服务中心，启 动相应服务，具体如下图：2、总部计算机操作系统及应用软件安装 a. 总部及门店计算机操作系统均为 windows XP，安装方法相同，使 用 GHOST 软件还原系统镜像文件完成，GHOST 还原镜像文件方法如下 图（依次选择红圈内功能完成） ：b. 计算机设置：总部计算机根据使用性质，须上网的机器设置为 192.168.1.X 网段，DNS 为：202.102.192.68；无须上网的机器设置为192.168.2.X 网段；具体 IP 地址详见 IP 地址部门划分表。2 网段机器网 线接在 2 号交换机上，1 网段机器网线接在 1 号交换机上，其中 1 网段 机器的 IP 地址还需要和本机 mac 地址进行绑定，绑定在公司路由器中 进行设置（设置 IP 地址是 192.168.1.1） ，绑定方法如下图：注：设置完后记得保存设置（系统管理—配置管理—保存当前配置） c. 宏业安装：使用安装程序完成安装后，须对宏业进行行配置，配 置方法同宏业服务器宏业配置方法。d. 办公自动化系统 OA 的设置：打开浏览器，在地址栏内输入： http://192.168.0.220:8080 ，打开 OA 系统，添加至收藏夹，并将收藏夹 内的 OA 快捷方式发送至桌面。3、总部网络拓朴4、总部信息常见故障的处理现象 本地连接不通原因 a.网线未插好 b.网卡、网线或水晶头损坏 c.交换机断电或损坏本地连接正常a.计算机 IP 地址设置不正确 b.水晶头与网卡间虚接c.1 网段计算机未绑定 mac 地址。 a. 计算机网络不通 检查完后可用下图所示 PING 命令检测网络通断：b.宏业软件无法使用 错误提示 原因 a.网络环境较差，与总部宏业服务器连 网络故障或宏业进程未启动 接异常，此原因门店尤为常见。 b.总部宏业服务器宏业进程未启动。 a.网络环境非常差，与总部宏业服务器 无法建立连接，此原因门店尤为常见。 b.未连接总部（门店） 数据库无法连接”sql server”， c.本地连接被禁用（总部） 不可用或不存在 d.计算机及宏业设置不正确（门店或总 部） e.总部宏业服务器故障（总部） c.自动化办公系统 OA 无法使用 现象 无法打开 原因 a.未连接总部（门店）b.网络环境非常差，与总部 OA 服务器 无法建立连接，此原因门店尤为常见。 c.Oa 地址不正确（门店或总部） d. 本地连接被禁用（总部） e. 总部 OA 服务器故障（总部） a.网络环境较差，与总部宏业服务器连 接异常，此原因门店尤为常见。 打开很慢 b.计算机中病毒 c.OA 服务器故障 d.打印机（针式）无法正常使用 现象 打印不清或断行 不进纸 打印头断针 连打或单打档位错误 原因打印头偏向一边打印，并发 打印头下不锈钢轴有异物或缺油 出异响 多联纸复印联打印不清 多联纸第一联字迹淡 色带常被打烂 打印头位置偏上（向下调整） 色带寿命到期（换边或更换） 色带架异常，色带不转动 a.端口设置不正确 b.打印机未通电 不打印 c.数据线未正确连接 d.未添加打印机e.打印服务未开启 f.打印机硬件故障（二） 、门店 1、门店拓朴2、门店前台系统安装a.确定硬盘中是否有病毒，如果有病毒，用 U 盘引导进入 WINPE 系统，保存 D 盘 mdcas 文件夹中数据文件夹“posdb” ，并询问店长 硬盘中是否还有其它文件需要保存，将文件保存后，删除硬盘所有分 区，重新分区，并将第一分区激活。如果确定硬盘没有病毒，U 盘引 导进入 winpe 系统后，备份 posdb 后，直接格式化第一分区b.启动 ghost 将 U 盘中的系统还原到硬盘第一分区 （方法同总部计 算机系统安装方法相同） 。 c.安装 winrar、一键 ghost、安全卫士 d.安装 SQLANY（收银软件数据库，点 setup 后一路回车，直至安装完成） 。e.安装宏业 V8.3（前台装在 D 盘） ，进入 D：\mdcas 打开 md.dll，配置 md3 ，配置方法如下图：打开 middle.dll, shopno=该店店号mdloc=md3打开 pos.dll，mdnet=md3mdremote=md3打开 hyset.exe，设置如下图：f.修改前台电脑 IP 地址， 地址规格为:192.168.店号.101 IP （例如 15 号马岗店 IP 地址为： 192.168.15.101 子网掩码： 255.255.255.0 网关： 192.168.店号.1） 如果一个门店有多个收银机， 地址依次向后累加。 IPg.安装 vnc，运行 vnc 服务器，设置密码为：123,并将 vnc 服务器 添加到自启动h.打开控制面板中的 windows 防火墙，选择关闭防火墙。去掉屏 幕保护及待机。 i.安装打印机驱动，共享打印机。 j.打开收银软件，登陆检查前台网通后，按 F4 键下载“所有商品 信息”“所有 VIP 卡和储值卡信息” 、 。 k.测试“收银”“小票打印”“钱箱弹出”一切是否正常。 、 、 l.一切检查正常后重启电脑，进入一键 ghost，选择 ghost11，手动 备份系统到最后一个盘，文件名为当天日期，例如：3、门店后台系统安装 系统在无法修复的情况下需要重做系统，具体流程如下： a.确定硬盘中是否有病毒，如果有病毒，用 U 盘引导启动进入 winpe 系统， 保存 D 盘中 data 文件夹中数据库文件， 并询问店长硬盘 中是否还有其它文件需要保存，将文件保存后，删除硬盘所有分区， 重新分区，并将第一分区激活。如果确定硬盘没有病毒，U 盘引导进 入 winpe 系统后，直接格式化第一分区。 b.启动 ghost 将 U 盘中的系统还原到硬盘第一分区。 c.将数据库 data 文件夹拷贝到 D 盘，应用软件拷贝到最后一个分 区的“好朋友”文件夹内。 d.安装千千静听（安装在 D 盘） 、Winrar、一键 ghost、输入法、 杀毒软件、安全卫士、office2007、宽带连接、总部连接（总部外网 IP 地址为：220.178.29.187） 。总部连接创建方法如下图：e.升级杀毒软件，用安全卫士为系统打补丁、清理插件、启动项、 优化系统等。h.安装 sqlserver2000，打 sqlSP4 补丁，运行 sql 服务管理器，点运 行；打开 sql 企业管理器，附加门店库及传输平台库。i.解压缩好朋友文件夹内的“宏业 V8.3” ，拷贝里面的 hydtp 文件 夹到 D 盘，进入“hydtp” ，发送“hydtp.exe”快捷方式到桌面。进入 “V8.3”内的“hy8.3”,双击 setup 安装宏业 8.3,安装完毕后，在启动 项内删除收银自启动。进入 c:\mdcas 宏业目录，发送 shop.exe和 atarans.exe 式到桌面。 注意:datarans 快捷方式属性中“目标“后要加“空格”1快捷方j.进入宏业目录 mdcas， 打开 md.dll， 配置[md2]和[md3]，如下图：k.打开 middle.dll , 配置 shopno=该店店号mdloc=md3l.修改后台电脑 IP 地址，IP 地址规格为：192.168.店号.100（例如 马岗店为 192.168.15.100） 子网掩码： ， 255.255.255.0 ， 网关： 192.168. 店号.1。m.连接宽带、总部，测试门店系统、宏业、上传下载、导入导出 是否正常。n.连接总部后在浏览器中输入： http://192.168.0.220:8080 打开 OA 系统添加至收藏夹，并在收藏夹中把 OA 快捷方式发送到桌面。登陆 OA 系统，安装插件，在线阅读软件。 o.打开控制面板中的 windos 防火墙，选择关闭防火墙，到前台按 F4 键，点击重新连接，查看前台网络是否连通。 p.安装 VNC，运行 VNC 服务器，设置密码为：123，并将 VNC 服 务器添加到自启动；解压缩 Teamviewer，剪切到 C 盘根目录，进入 c:\Teamviewer，发送 Teamviewer.exe 快捷方式到桌面。q.打开“打印机传真” ，添加打印机，选择添加网络打印机，添加 前台小票打印机，具体方法如下图：安装邮政便民服务系统。 r.进入门店系统，点击“基本资料查询”-----“条码秤文件生成” ， 弹出的对话框点击 “条码秤设置” 弹出的对话框中选择 ， “寺冈新称” ， 去掉“秤上可改价” ，点击“查找” ，路径设置为“桌面” ，名称为“传 秤” ，然后点保存。关掉“条码秤设置”对话框，点击“增加商品” ， 点确定，任选一个商品，点击“生成文件” ，桌面上自动生成一个传 秤文件。 s.查看门店是否有条码秤，如有则安装传秤软件 TOP2000，解压缩 好朋友文件夹内的 SM-100,进入 top2000 文件夹点 setup 安装（一路 回车） 。安装完毕后打开 top2000,点击“工具”“选项”和“秤设置” 、 进行设置，具体设置参数见后图
设置完毕后打开桌面传秤文件，选择“全部 PLU 下传” ，输入秤号， 点发送，测试传秤是否正常。 t.安装监控卡和监控软件， 要设置开机启动和动态录相及其它相关 参数。
u.打开“千千静听”添加歌曲，测试音响是否正常。 v.更改桌面为“警告桌面” w.一切检查正常后重启电脑，进入一键 ghost，选择 ghost11，手 动备份系统到最后一个盘，文件名为当天日期，例如：。 x.备份完系统重启电脑后设置 windows 登陆密码 （店长提供密码） ， 选择屏幕保护程序，时间设为 1 分钟，选中恢复时需要输入密码。如 果监控软件和屏保冲突，还需要安装“屏幕锁定器” ，安装完后设置 密码(店长提供密码） ，选中（随系统自启动） 。将“闲时自动锁定” 添加到自启动中。 y.安装“自动还原” ，保护第一分区。z.自动还原安装完毕重启后检查所有软件， 前台网络是否畅通。 确 认无误后完成。4、门店常见信息故障处理 a.前台常见故障 现象 原因收银软件慢或打开报错前台数据库问题，更新库打开收银软件提示无此工号 前台断网，没有下载商品信息（更新库 或扫描任何商品无商品信息 后一定要下载商品及会员信息） 小票打印机不能正常工作 未正确连接电源线、数据线、缺纸 钱箱在锁定档，小票打印机缺纸、不通 钱箱不能弹出 电、数据线脱落、钱箱线未接小票打印 机 b.后台常见故障 现象 原因 a. 734 错误一般为 IP 地址被占用（更 换总部用户名重试） 总部连接不上 b. 800 错误后台有病毒需重启； 或总部 VPN 故障 a. 未连总部 OA 及宏业打不开 b. 网络环境很差 c. 总部服务器故障 a． 门店系统打不开 c. 本地连接被禁用或 IP 错误 d. 宏业设置问题 a. 条码秤网线未插好 不能传秤 b. 交换机断电或损坏 Sqlserver 服务器未启动b. 数据库文件丢失c. 后台计算机本地连接禁用 d. IP 设置错误 c.音响常见故障 现象 音响有杂音 a. 功放功率偏小 b. 音响问题 c. 功放设置问题 音响无声音 a. 功放电源未开 b. 音频线或音响线脱落 c. 计算机或功放音量偏小 d. 音响或功放问题 e. 分控开关是否打开 d.监控常见故障 现象 监控软件打不开 监控全部无图像 原因 监控卡驱动丢失或软件损坏 监控电源未通电或损坏 a. 视频插头松动 监控部份无图像 b. 摄像头故障 c. 监控卡部份损坏 a. 启动了“定时录相” 监控未录相 b. 未启动“动态录相” c. 未启动硬盘满了自动删除旧文件功 原因能 e.条码秤常见故障 现象 a. 纸没装好 b. 标签传感器上粘纸 走纸不正常,滴滴响 c. 打印头没关好，把打印头打开再拨 动到关闭状态 a. 按下了自动,再按一下自动 走纸正常,但是打印滴滴响 b. 没有标签格式,下传标签格式 c. 纸没装好，检查纸盒，重新装纸 电子秤打印出的秤纸显示正 a. 前台未下载商品信息 常但是前台无法扫描 b. 打印头问题(清洗或更换) 原因（三） 、新店 1、门店布局 CAD 图的制定与门店硬件设备的安装标准注意：黄色标注为门店标准监控 定点公位置，其中 1 号摄像头对 准主通道， 号摄像头对准收银台 2 钱箱位置， 号摄像头对准室外门 3 口位置，无论摄像头怎么变动， 此三个摄像头不可移位 红色标注为电视机，一般 正对主通道放置。让顾客进店即 可看到,播放主通道监控画面或电 室外音响安装在 3 号摄像头旁边， 视视频. （见实例图）2、新店施工信息设备、材料一览： 电脑周边：前台电脑、后台电脑、钱箱、扫码平台（枪） 、小票打印 机、银联机、交换机、条码秤 音响设备：功放、室内音响、室外音响、收音机 监控设备：监控卡、摄像头、开关电源（接好电源插头）施工材料：5 平方全铜网线、视频线、音响线、RVV 电源线、适配 器电源线、音频线、水晶头、Q9 头、双绞线视频转换头 施工工具：防水胶布、扎带、尖嘴钳、斜口钳、压线钳、大十字罗 丝刀、小十字罗丝刀、内六角扳 3、门店布线标准与安装标准 新店线路铺设要求横平竖直，有墙面依托的须走线槽，无依托架 空的须走 PVC 线管；地面走线需开地槽或覆盖不锈钢盖板。 一般店面线路有网线、监控视频线、监控电源线、音响线、电话 线等。弱电线路避免和强电走同一线管线槽，避免出现干扰。 4、信息设备正常摆放位置 后台电脑：一般摆放在烟酒精品柜上（使用时不影响前台） 前台电脑：一般摆放在吧台柜靠近门口一端，易与防损 摄像头：室外入口、收银台、主通道所有店均需要各设置一个， 其它分别设置在称秤处、楼梯处、贵重商品（烟酒、巧克力、奶粉、 洗护等） 、大面积死角等。 音响：根据店面大小，室外安放一至两个，室内根据房型交叉安 放，不要有重复音源（一般 50 平米一个音响） 。室外与室内音响须保 证能分开控制。 条码秤： 一般摆放在散货、 生鲜、 粮油区， 通常靠柱摆放， 美观， 易走线，便于顾客排队称秤，且不阻挡通道（根据店面销售额，一般 日销售额一万以下的配一台）
如图：电子秤位置为生鲜和水果 货架以及散货柜之间，依柱摆放如图:开店前三天做活动客流量 较大，一般会根据店面大小设置 备用收银台，备用收银台一般和 主收银台分开，便于分流买单顾 客。5、开店流程 拓展部寻找门店签定合同，开始装潢后，首先到新店察看店面情 况，并向电信业务经理申请固定电话和宽带；再向通联支付业务经理 申请银联机； 等待货架品项图出来后， 和防损部经理及开店组商讨确定摄像头、 音响、电子秤安装位置，并在品项图上标识，复印两份备用。 根据店面大小及设备数量购买施工设备及材料， 将监控卡安装至 后台电脑上，安装前后台电脑操作系统及相应软件； 根据开店进度表和工程联系商量施工时间， 将施工设备及材料运 至新店，配合工程进行信息线路施工；施工前在店面确定图纸上的前 后台、监控、音响、条码秤等位置，后台是大多线路汇集处（监控电 源线和音响线除外） 。 每个监控点需布一路视频线和一路电源线 （电源线可适量并接） ， 视频线至后台电脑处，监控电源线至开关电源处；每个音响需布一路 音响线（音响线可适量并接，但室外音响需单独一路线）至功放处； 每个前台和条码秤需布一路网线至后台电脑处。 线路在墙面应走线槽，悬空走 PVC 管，地面应覆盖金属盖板，吧 台柜走柜内。功放和开关电源固定在墙面上（注意旁边要有电源） 。 线路铺设完毕后，制作网络水晶头、双绞线视频转换头、Q9 头 等； 将线路与对应设备连接， 启动设备， 调试摄像头、 条码秤、 音响、 前后台电脑系统、前后台连接、钱箱、打印机、扫码平台（枪） 、银联机等运行情况是否正常。 前台下载商品信息、会员信息，开业前一天试运行整个信息系统 是否正常，确保正常开业。（四） 、常用软件的使用 1、VNC（远程控制软件） 输入受控机器 IP 地址 输入密码受控界面(可操作)2、Office Anywhere（OA 自动化办公系统）3、Ghost（克隆软件-系统备份还原）
4、Fastrestore（快速还原-分区保护）二、信息员（一） 、单据处理 1、开铁皮箱 每个门店一般都有两个铁皮箱，专门用来存放单据、营业款、发 票等等资料信息。配送中心根据每天送货的门店将铁皮箱带至门店， 门店将单据等重要资料放入箱内再由配送带回总部财务室， 信息员负 责开箱。铁皮箱信息员： 取单据， 价签??财务：发票、收据、营业款?? 总经办：合同资料，工资表??价签上要注明门店名称（门店 号）1.单据按交接表顺序逐一核对， 核对无误后在 交接表单据经手人处签对单人姓名。 2．若看到烟单或盐单，交由财务相关人员保 管并在交接表相应位置处划单签字。 3.若出现少单或无交接表的情况， 在白纸上注 明一同返回铁皮箱， 同时电话通知门店说明情 况。带回信息部处理2、单据打印的格式设置 a.验收单格式设置： 开始——设置——打印机和传真（图一）设置参数（图二）（图三）（图四）单击打印首选项，进入如下界面（图五）单击高级选项进入如下界面（图六）继续设置打印格式：图三图四图七验收单打印格式设置完成3、单据的分类 单据分：验收单（生鲜单）:门店录入，信息员双联纸打印（新店开 业除外） ； 调拨单：往外调出的门店录入，信息员单联之打印（红联或 白联） ，往内调进的门店无需录入（黄联） ； 退货单：分三联，门店上交白联，门店蓝联留存根，供应商 留黄联。信息员负责录入，单联纸打印。4、单据的录入 a.订单录入 打开宏业系统：业务处理——订单管理——直接验收单录入进入订单制定界面图一：录订单注意事项：1.淘汰、预淘汰、无供协议商品交由采购审核，给予恢复的补 录， 不予恢复的划单签名标注原 因2．条码不存在（新品）通知采购开通后补录， 不予开通 的划单签名标注原因3．原供应商代码下无法录入用派生供应商代码录入 （原供应 商代码+01）4．系统价格和供应商价格不符 b.退单的录入取两者最低价录入进货管理——退货管理——退货单录入 进入退货单操作窗口退货有六种方式：要按照顺序退货，先正常退货，正常退不了再用强退，在货商编 码处填写。 （一）正常退货有三种方式：1、供应商编码， 2、供应商编码+01， 3、00 （二）强行退货有三种方式：1、供应商编码 2、供应商编码+01 3、00注：1：退货部门：门店号+柜组2：供应商编码：正常供应商编码（通过双击 输入供应商名称查找） ；派生供应商编码（尾 号加 01 的代码） 3.经手人：输入供应商姓名 （00 退货的输 入退货单编号的后四位+供应商的姓）4.备注：填写退货单编号*退货日期5.退货模式：先正常退货，正常退货退不完的再 选强行退货6.商品编码：根据退单上给的编码（条形码）输 入。若遇到条码不清楚的，双击进入图二界面， 根据编码、条码后几位、商品名称，供应商名 称选择查找。也可针对每个对应编辑栏空白处 双击进入图三界面，根据需求选择查询方式。 7。退货数量：根据单据上面给出的数量输入， 注意散称商品斤和公斤之间的转换 （系统默认按 公斤退货） 保存审核,将退单 号写在退货 单据上退单常见问题1．条码错误通过档案查询找到基本相符条码； 若找不到 电话询问店长确定为新品后由店长划单签 名作废2．淘汰、预淘汰商品先恢复为正常品，退完后（一般是强退） ， 再恢复为初始状态3．无进货记录、正常和 信息主管或经理盘点后来退 强行退货退不完的商品 4．退单无人签名 供应商无人签名：找采购经理审核签名，或 交由门店找供+应商补签。 店长无人签名：交由门店补签退单录入注意事项： 1. 做单据之前首先看一下单据交接表，不要退错门店2．时间较长的单据，要常用商品卡片账查询，防止重复退 3. 对于 00 退货，备注无需填写，经手人处填退货单业号后四位+供 应商姓 4．派生商品最小单位退货 5．退单一定要在门店盘点之前全部处理完毕 6．退货选批次的时候，尽量少选经过了批次进价调整以后产生的新 批次 7．退单一定要在门店盘点之前全部处理完毕 单据的查询、审单、贴单5、单据查询 a.业务处理——进货管理——入库管理——验收单查询 进入查询界面（按需求输入查询条件即可）b.业务处理——进货管理——退货管理——退货单查询 进入退货单界面（按需求输入查询条件即可）c.业务处理——配送管理——门店调拨——调拨单查询 进入调拨单查询界面（按需求输入查询条件即可）6、审单注意事项：1、 2、 3、 4、检查原始单上的供应商和电脑单上是否一致 原始单上是否有门店两人签字（签字不能复写） 。 划单是否有人签字，签字是否复写。 核对原始单与电脑单“数量”“规格单位” 、 、金额是否一致，电 脑单总金额是否大于原始单。7、贴单注意事项： 1． 验收单：用双联纸打印，然后将同一张单据上的所有订单号电 脑单的白联按右上角对齐贴在原始单上，同一张单据打印出的 红联单对齐粘贴一起。 2． 退货单、调拨单：用 1/3 单联纸打印，然后将电脑单按右上角 对齐贴在退货单/调拨单上面。8、问题单据的处理 无人签名 交由门店补签字（两人正写签名） 交由门店店长解决补签字（验收 划单无人签名 单数量增加店长/助签字，减少供 应商签字；退单相反） 通知门店发申请，将错误订单按 供应商录错 录错的供应商退掉（保证退单和进单的总金额一致）交由财务销 账，同时按正确的供应商补录 通过 “业务处理” —— “存货管理” ——“商品卡片账”查询有无补录 电脑单少录 记录，有则补打电脑单并粘贴一 起， 无则通知门店发申请给予补录 或由门店自己补录 同上商品卡片账查询有无退货记 录，有则补打电脑单并粘贴一起， 电脑单多录 无则通知门店发申请给予退货作 废。 电脑单价格高于原始单 原始单出现新品未标明 品 用批次进价调整的方式冲差 原始单交由店长签字划单注明新（二） 、商品信息的设置 1、新品的录入 信息维护——商品编码——商品档案——商品档案录入注意事项： a.填写条码时有时会出现条码校验位不对，重码等提示录 不了，需找采购相关人员解决后再补录。 b.除了商品的柜组，最新进价，其他档案资料录错都是可以修改 的（柜组录错，首先删除商品的分发信息，再删除商品档案重 新录；价格录错通过协议变价单修改）c.新品单必须要有采购经理签字 2．派生商品的录入 信息维护——商品编码——商品档案——派生商品录入3、调价 a.批次进价调整 只针对指定批次的进价调整生效，不影响其他批次号的进价 以下情况使用该功能： (a).当审单时发现电脑单的价格高于原始单， 则用批次调价功能 将差价补回来。 (b).当供应商给过采购调价函后原始单的价格低于电脑单的价 格产生了较大差价，供应商再征得采购经理签字同意后要求补 差。 信息维护——物价管理——进价调整——批次进价调整(图 A)注： (a). 新进价=原含税进价±差价/现存数量(冲低时减， 冲高时加) (b).当指定的批次号不存在或者 0 库存时， 可依次选择该部门其 他批次号进行冲差 (c).无任何批次可冲， 则用强行退货的方式将先前批次的货按之 前的错价退掉，再给予正确的价格入库。b.进价调整 针对供应商之后送货的所有进价生效 信息维护——物价管理——进价调整——协议变价单录入c.售价调整信息维护物价管理售价调整标准变价单录入门店变价单录入变价日期： 按调价函上日期往后延 迟一天 （特殊商品要及时生效的除 外） 经手人：自己的工号 商品码：商品编码（条形码） 现售价：按调价函给出的价格调门店范围： 按调价函上门店类型选 择门店范围 变价日期：同左 经手人：自己工号 商品码：商品编码（条形码） 现售价：调价函上的售价注：(a).标准变价单录入：针对所有门店生效。 门店变价单录入：针对个别门店或同一类型的门店生效。 (b).当调价函上要调的价是按门店类型分别调时，首先按最社区 店调标准变价单，之后再根据门店类型按门店变价单录入。目的是为 了防止新店开业出现商品的负毛利。4、促销 信息维护——物价管理——综合促销——促销主题增加——促销主 题审核促销（限购）促销常见问题 1.促销做完后无法审核，提示促销重复 “信息维护” “物价管理” “综 —— —— 合促销”——“促销终止单录入” （输 入重复单品编码后审核） ，结束终止单 后重新审核 2.促销后优惠进价为 0 3.促销商品录错 未审核情况下按“综合促销”——“促 销商品修改” （输入促销单号、商品编 码）进行更正；若审核后终止重做解决 4 促销后优惠售价为 05、会员卡制卡、会员资料的录入 a.会员卡制卡 信息维护——顾客管理——顾客卡建立——EAN13 条码卡制卡b.会员资料的录入 信息维护——顾客管理——顾客卡建立——顾客资料登记6、积分兑换 a.输入兑换规则 信息维护——顾客管理——积分管理——兑换商品增加注：在输入兑换规则之前，首先需删除之前的兑换规则记录。 即：信息维护——顾客管理——积分管理——兑换商品修改（删除之 前的所有兑换规则） b.门店的积分兑换（通常门店自己操作） 信息维护——顾客管理——积分管理——顾客积分兑换7、批次优先处理 某种商品可能多次进货，这就会产生很多个批次，每个批次进货 的价格可能都不一样， 有低有高， 但是系统默认的是先入先出的原则， 当店内做快讯或者是店内想提高商品毛利时， 就会想让进价低的那个 批次优先销售。 操作步骤： 业务处理——进货管理——入库管理——验收单商品明显 （输入 输入：商品编码，订货部门）——复制出现的对应批次号 进货管理——批次优先级——调整单录入（输入：商品编码、批 次号、现优先级选 100）——保存8、包装转换 注当有的商品拆零销售，或组合销售时，为了保证门店库存的准 确性，使用该功能。 a.录入变换公式(当所需做的包装转换公式不存在的前提下) 商品编码——变换公式——变换公式新增(变换类型根据自己的需要 选择；成品编码填写所要变换后的商品条码；变换系数填写成品和原 料之间的转换系数；公式号按之前填的依次往后填写)——保存 b.包装转换录入 业务处理——存货管理——包装转换——包装转换录入——包装转 换审核 （三） 、给供应商取单据 1、取单注意事项 按供应商代码给供应商找到对应的单据 按门店将单据分好 找到供应商原始单对应的红联单，仔细核对数量，单价和总金额。 单据不能由供应商自己核对或将多余的红联单带走。 将对好后的红联单按顺序依次放在供应商单据的上面， 并在供应商联 单据后面盖章签取单人姓名加取单日期。 2、 如何处理供应商问题单据a.供应商的送货电脑单需在两个月内全部取走，否则单据将自动消毁。 b.取单期限是自送货日起开始计算 c.如发现电脑单据与原始单不符，供应商可到信息部进行核对，时间为自取单日起 10 天内 单据丢失单据已录入系统已入库无电脑单已入库财务无原始单财务有原始单据财务无原始单据信息部补打电脑单查单据交接表，看门店交此单据门店已入库丢失原始单据门店已交原始单复印原始单店长签字，门 店写补单申请信息部查明原因，并办理 补单相关手续信息部补打电脑单信息部补打电脑单电脑单和原始单不符1．商品卡片账查看是否少录，确定少录，到财 务查看原始单是否有划单，业务员划单，业 务员自行处理，店长划单通知供应商去门店红联单少录 解决。 2． 商品卡片账已有补录，则将补录单据打印给 供应商。 1． 商品卡片账查看是否已退少打红联单，有退 货记录未打则补打单据和之前的单据粘贴一 红联单多录 2． 起； 无退货记录，则将多录的品项退单补打红联 单。（四） 、数据分析 定义：数据分析是指用适当方法对收集来的大量资料进行分析， 提取有用的信息，形成正确的结论 意义：通过数据分析，更清楚的分析出各门店的销售情况，了解销 售异常，发现门店销售中哪些因素影响了销售。从而更好的作出总 结，辅助其它相关部门针对存在的问题找出解决方案，从而更好的 从侧面辅助门店销售。同时为公司决策提供数据依据。1、销售流水查询 a.门店流水上传前提： 连接总部——连接宽带——上传下载软件正常运行——导入导出软 件正常运行 b.查询步骤 数据分析——销售分析——门店销售报表（输入当天日期） 门店销售报表（查询日期为当天日期） 门店销售报表含税营业收入不为 0，昨 天销售流水传完含税营业收入为 0实时监控实物流水查询 （日期：输入昨天日期;门店：输入需查询的 门店号）观察销售时间，看最后 一笔流水记录时间是否 为昨日的 22：00 左右 （日终时间） 若不是，则未传完， 电话通知店长询问 原因并及时上传 若是，则传完2、数据分析日报表 数据分析专业名词 周转天数=日均库存/日均销量 周转次数=365/周转天数 周转率=1/周转次数 交叉比=毛利率*周转次数 动销率=销售品项数/库存品项数 价格重心=销售收入/销售数量每天各门店销售情况： 包括销售额、毛利率、客流量、客单价，前台退货金额，优惠销 售占比。 每天观察和统计前一天的情况， 发现异常记录并查找原因， 以 OA 的形式发送到总部各部门及相关门店。 数据分析——销售分析——门店销售报表（输入查询日期）3、数据分析周报表 每周各门店销售情况： 包括销售额、毛利率、客流量、客单价。 统计每个门店上周总销售额和周销售额与当月任务占比，统计每个门店上周销售额、毛利 率、客流量、客单价的环比，有哪些异常，什么原因造成，同时检查 每个店不合理价格信息， OA 的形式发送到总部各部门及相关门店。 以数据分析——销售分析——门店销售报表（输入要查询的一周时间 范围）4、数据分析月报表 每月各门店销售情况： 包括月销售任务、毛利率完成情况，统计当月客流量、客单价、 周转天数、动销率、交叉比，并进行同比和环比，分析和查找差异较 大门店的原因，同时统计每个店前半年的不动商品，以 OA 的形式发 送到总部各部门及相关门店。 数据分析——综合报表——部门分析——门店销售变化分析 （根据查 询对比日期输入本期范围和上期范围）（五） 、生鲜单据 1、简介 门店蔬菜和水果的验收单统称为生鲜单， 与其它验收单的处理有 所区别；生鲜单分为四联：白联、红联、 黄联、蓝联；白联、蓝联 门店存根，红联上交信息部处理，黄联由生鲜采购报帐。
2、生鲜单录单审单注意事项 a.在录入单据的时候一定要在备注栏内注明原始单号，以便于查询， 督促门店在录单据时录入原始单号。 b.注意单据日期，按日期进行打印。 c.注意门店号，对应门店打印。 d.称码一般指散称商品条码，但生鲜采购一般写的是商品编码，录入 时注意。 e.水果大多是以“件”为单位，蔬菜中有例外的情况，例如： 小青菜：是以“把”为单位的，所以在入库的时候不需要换算的。 f.数量在核对的时候，一定要看清它的计量单位。如图g.单价要注意换算。原始单据是以“市斤”为单位，但宏业系统是以 “公斤”为单位。h.在对单的时候不需要看小计、合计。这个并非准确的。只要保证重 量和单价无误。 i.生鲜单一定要有发货人与收货人的签字。3、生鲜单打印 业务处理 进货管理 入库管理验收单查询 如下图双击订单后点击“验收联打印”4、生鲜单审核 供货商是否录入正确 审核的对象： 单价、重量是否换算、录入正确 是否有少录、未入库的现象 发货、收货是否有人签字 5、常见问题及处理办法 a.录错供货商100319 的水果录成了 100318 的蔬菜 处理：先将正确的数据录入系统，错误的录退单。 b.录错单价或重量 要求门店 OA 发修改申请或手写申请，将正确的录入，错误录入 退单。 c.少录、未入库 要求门店 OA 发修改申请或手写申请，给予补录；或者要求门店自行补录。（六） 、联营结算 1、结算 联营的结算分为旬结和月结 所谓的旬结就是每十天计算一次，月结是每月底结算 结算分为三步：信息维护 供货商管理 联营结算联营结算对 单联营应付款生 成联营预付款 生成如图示步骤
2、结算错误处理联营结算冲账联营应付款取消输入供货商编码和结算的当天日期选中如图蓝色区域，点击“应付款取消”即可（七） 、价签打印 1、价签格式的设置 a.打印机的属性如前所述， 唯一的区别在于选择的格式是 “A4” 格式。二、 三、 四、 五、2、价签的裁剪 裁去两端的空白处，效果图3、价签的打印 信息维护 商品编码 档案分发商品价签打印（非散称） 散称价签打印点击取消每次任务一般情况下设置为：7 打印份数为：1接下来点击“扫描商品”输入门店号，依次输入需要打印的商品条码或编码，每满 7 个商 品即自动打印。第三章 注意事项一、总部1、宏业服务器与 OA 服务器数据库设置备份计划任务，数据库每日 备份且须有机外备份。 2、 机房须有 UPS 不间断电池组， 保证停电后可正常运转两小时以上。 3、服务器及机房状态须每日检查，发现问题应立即处理解决。 4、宏业 root 密码及其它管理员密码须定期更换，严禁泄露任何人。 5、重要节庆前应对门店进行巡检，保证节庆期间设备的正常运转。 6、单据录入和审核时注意系统中的单价和金额不能高于原始单。 7、给供应商拿单前应先检查原始单后是否已盖有“单已取“章。 8、单据处理需要盘点时，应保证盘盈即盘亏，门店库存不变。 9、统配供应商不允许拿单，特殊原因由采购经理签字认可。 10、单据处理时需要改变商品状态时，处理完应该恢复成原状态。 11、新店开业一个月后应删除无用商品信息。 12、综合促销时应注意冲差或设置优惠进价，防止门店负毛利产生。 13、变价应当天录入第二天自动生效，原则上不允许立即生效。 14、和配送中心相关的单据一律由配送中心自行处理。 15、无论新品、调价、海报等录入之前应先审核，发现问题及时与相 关部门联系。 16、关注门店盘点时间，盘点当天应电话询问门店单据处理情况。二、门店1、前台和后台数据库均不能放置与系统盘 C： 。 2、前台更新库应做到更新前发流水，更新后下信息。 3、监控应设置成动态录相，磁盘满自动删除早期文件。 4、后台系统应备份并安装自动还原保护系统。 5、一般生鲜店使用条码秤，非生鲜店可使用收银秤。 6、新店或老店后台库重建应重置会员信息。 7、新店或老店后台库重建应修改后台 IC 卡验证码。 8、新店验收单应全部在开业售卖前录入完毕。 9、新店开业前一天应全面测试整个信息系统运行情况。 10、开业当天售卖前应连接总部下载信息，并将前台再次下载信息。第四章 案例解析一、服务器损坏造成数据库的异常及数据丢失2011 年 4 月 8 日，老宏业服务器硬盘突然崩溃，数据库无法拷 出，因数据库有机外备份，没有造成整个数据库丢失，但仍然有一天 半左右的公司数据丢失。经过大概三天左右的流水补发，单据寻找补 录，以及宏业公司售后人员的帮助，基本解决了此次突发事件。 但服务器损坏期间，除了门店能进行基本售卖外，其它门店及总 部工作基本停滞下来， 带来了较大的损失， 服务器的重要性可见一斑， 所以服务器状态的每天检查和数据库的每日备份及机外备份必须完 成。 2011 年 9 月，宏业公司同时发布了一条消息，他们的其中一个 客户还发生了离职员工报复，将公司宏业数据库全部删除，包括机外 备份的数据库，这种现象也同样应该引起我们的重视。二、供应商伪造原始单据结款2011 年发生一起供应商伪造原始单结款事件，事情缘与门店单 据重复录入，信息部未审核出，供应商拿到两份电脑单，事后供应商 重新打印原始单，并模仿门店签字盖章至财务结款，最后财务审核出 门店章异常，查出了此事，并对供应商进行了罚款。 此事深刻说明单据打印及审核的重要性， 无论贴单还是拿单都应 逐一核对，杜绝此类事件的再次发生。三、门店偷盗事件2011 年公司抓获多起超市内盗、外盗事件，并且葛大路店还抓 获了一个作案团伙。纵观多起案件，无论内盗还是外盗，能够发现和 抓获大多都和监控密不可分。 葛大路店抓获的偷盗团伙近两年内一直在我公司各门店实施盗 窃，并且大多都是偷红酒这类贵重商品，公司通过监控录相也掌握了 犯罪分子的容貌特征， 并在全公司通报宣传， 让所有门店了解该团伙， 最终该团伙到我公司葛大路店实施偷盗时被店长在监控内发现抓获。 光大、 长东等店发生的多起内盗事件均因查看监控录相获取证据， 最终抓获犯罪分子，这些事例充份说明监控在门店内的重要作用，保 证监控正确的安放位置及正常运转不容忽视。 监控应保证正常录相，发生情况后及时保存录相资料留作证据。 监控安放位置确保以下几点： a. 店外大门口 b. 收银台 c. 主通道 d. 贵重商品（酒、奶粉、巧克力、洗护等） e. 称秤处 f. 大面积死角 g. 其它重要通道 信息部
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