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办公自动化Office Automation,简称OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式办公自动化没有统一的定义凡是在传统的办公室中采用各种新技术新机器新设备从事办公业务都属于办公自动化的领域在行政机关中大都把办公自动化叫做电子政务企事业单位就都叫OA即办公自动化通过实现办公自动化或者说实现数字化办公可以优化现有的管理组织结构调整管理体制在提高效率的基础上增加协同办公能力强化决策的一致性最后实现提高决策效能的目的外文名Office Automation类&&&&型计算机网络结合的新型办公方式
的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣作为信息科学的载体和核心计算机科学在知识时代扮了重要的角色在工作中是采用/Intranet技术基于工作流的概念以计算机为中心采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术广泛全面迅速地收集整理加工存储和使用信息使企业内部人员方便快捷地共享信息高效地协同工作改变过去复杂低效的手工办公方式为科学管理和决策服务从而达到提高行政效率的目的一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为利用先进的科学技术使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统
OA未来 以人为本是协同的精髓
企业的核心管控环节包括各项事务都存在一个事前规划预测事中执行监控事后分析优化的循环体系都要有一个目标制定分解执行落地执行中资源协助执行后分析优化的过程不管是流程管理知识管理还是目标绩效计划任务管理当我们把目光聚焦到执行者身上就很轻易地得出以人为中心的协同运营导航平台的原型这个平台需要能够明确地传达他的工作体系是怎样的目标是什么执行落地的步骤该怎么操作执行过程中所需要的资源应该从哪里获取以及执行的过程可以怎样来优化等等而这个执行的过程支撑着企业各项事务的落地和效果因此以人为中心是协同的精髓之所在[1]OA软件的核心应用是流程审批协同工作公文管理(国企和政府机关)沟通工具文档管理信息中心电子论坛计划管理项目管理任务管理会议管理关联人员系统集成门户定制通讯录工作便签问卷调查常用工具(计算机万年历等)[2]
OA管理平台基于框架+应用组件+功能定制平台的架构模型主体部分由30多个子系统组成包括信息门户协同工作工作流程表单中心公文流转公共信息论坛管理问卷调查计划管理会务管理任务管理关联项目关联人员文档管理外部邮件在线考试车辆管理物品管理设备管理常用工具办理中心在线消息督办系统短信平台常用工具人事管理功能定制平台集成平台系统管理等近万个功能点OA强调办公的便捷方便提高效率作为办公软件就应具备几大特性易用性健壮性开放性严密实用没有全面的应用做基础一切都是空谈
管理落地必须面向全员所以软件也必须能够被全员所接受被全员所喜爱如果易用性不强这个前提就不存在了制度落地就只能是空谈而任何软件都是需要培训的不过上网却几乎人人都会所以就支撑制度落地的软件而言走网页风格可能是个最佳选择必须具备超大用户高并发应用的稳定性
管理落地必须面向全员所以支撑落地的软件也必须能保证全员应用的稳定性尤其是针对集团型企业软件必须具备超大用户高并发应用的稳定性否则一旦出问题哪怕是小问题都可能影响到现实的集团业务从而造成不可估量的损失
坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段因为这样一来决定应用并发数的并不是软件平台本身而是硬件和网络速度也就是说从理论上讲类似的软件平台没有严格的并发数限制能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用
管理落地在现实管理中渗透到管理的各个方面而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求所以支撑制度落地的软件必须具备全面而广泛的整合性能够从其它软件系统中自动获取相关信息并完成必要的关联性整合应用 　从技术上看采用整合性强的技术架构J2EE作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助如此就能预留大量接口为整合其他系统提供充分的技术保障同时现实的整合经验也必不可少因为整合应用不光涉及到技术层面还包括对管理现实业务的理解整合实务技巧整合项目把控等等实际操作技能要求必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一
企业尤其是集团型企业从制度落地的现实需求来看一方面必须有统一的信息平台另一方面又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间所以软件不仅要实现用户角色和权限上的三维管控还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一也就是必须实现用户角色权限+数据的四维管控具备全面的门户功能
实用性80%标准化+20%个性化的绝配软件功能必须与管理实务紧密结合否则药不对症反而可能有负作用而且还必须能适应企业管理发展的要求
现实中企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求另一方面管理本身也是个不断发展的过程所以企业又需要软件能够满足发展的需求面对这个现实与发展间的矛盾业界常见的有三种解决模式项目化产品化和平台化OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式办公自动化没有统一的定义最后实现提高决策效能的目的
第1代OA硬件配置阶段
第2代OA数据处理自动化阶段
第3代OAC/S架构下的工作流自动化阶段
第4代OA无障碍工作流自动化阶段
第5代OA协同工作型办公自动化流程管理
第6代OA协同发展型办公自动化流程管理
第7代OA移动OA　　1.可行性和适应性
所谓可行性是指需求提炼时应该吻合适合核心需要满足主要功能而不是超越当前技术水平放卫星
所谓适应性是指产品的实施条件和应用条件要吻合企业当前的环境超越环境搞亩产万斤粮的大跃进是注定要失败的
核心需求的吻合度是OA价值兑现的保障用户在工作流程公文管理等方面的核心需求的满足度是项目成功的基础
2.前瞻性和实用性
OA系统的开发设计即要考虑到最大限度的增加系统的价值最大限度的吻合各应用者的需求充分考虑系统今后功能扩展应用扩展集成扩展多层面的延伸实施过程应始终贯彻面向应用围绕应用依靠应用部门注重实效的方针同时又要兼顾到成本控制项目周期控制等因素因此在功能的部署上也需要遵循实用主义
3. 先进性和成熟性
先进的管理理念技术和方法可以提升企业的竞争力延长系统的生命周期但同时任何创新都意味着小白兔实验风险较大因此又要注意软件系统硬件设备开发工具软件产品的是否成熟在先进性和成熟性之间找到平衡点成为价值最大化的关键
4. 开放性和标准性
数据孤岛信息孤岛应用孤岛已经成为多年信息化建设后的后遗症而解决这些孤岛的关键因素在于开放解决这些孤岛的效率取决于标准化
如同我们的插座和插头的关系如同我们的外设和usb口的关系OA系统是否足够开放和标准化成为架构设计时首要考虑的问题
在当前和未来OA系统需要轻松与各种操作系统中间件数据库业务系统及工具软件进行平滑对接当前主流的厂商如九思软件浪潮点击等都在这方面做了充分的考量
5. 可靠性和稳定性
OA系统里流转了大量的管理数据因此必须是可靠的一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃当系统出现问题后能在较短的时间内恢复而且系统的数据是完整的不会引起数据的不一致
6. 安全性和保密性
OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享更要注意信息的保护和隔离因此系统应分别针对不同的应用不同的网络通信环境和不同的存储设备采取不同的措施包括系统安全机制数据存取的权限控制等以确保系统的安全性
其中采取的措施包括但不限于以下
平台安全架构设计考虑安全性要求平台软件达到安全设计标准
应用安全权限控制支持身份认证接口防篡改防暴力破解等措施完善并且可以跟USBkeyCAIP地址限制等各种安全措施进行方案组合
数据安全支持文档安全软件整合技术从而做到数据传输加密远程安全访问数据存储加密并且可以VPN等各种安全方式进行绑定支持入侵检测与防御系统防火墙的应用
容灾备份支持各种容灾的软硬件设备的使用等
管理安全提供完善的日志功能能够记录系统使用人员的关键操作保证系统应用的安全
密码策略初始密码强制更改启用图形验证码支持USBkey接口密码过期控制密码错误次数控制密码强度设置等从而防止暴力破解和恶意攻击
系统网卡MAC和IP的绑定支持CA认证数字签名加密技术支持电子钥匙Ukey技术和指纹Ukey技术支持安全套接SSL技术软件系统严密灵活的访问安全控制功能授权与数据范围授权结合
系统有整体的用户/权限管理体系可统一进行用户/权限的管理实现到字段级的查询修改管理权限控制系统提供用户认证数据传输数据存储数字签名等安全手段接口可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持
7. 可扩展性和易维护性
为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展必须充分考虑以最简便的方法最低的投资实现软件系统的扩展和维护扩展
因此在OA软件系统的开发设计中需要考虑到应用及系统不断扩展的要求以形成一个易于管理可持续发展的体系结构未来业务的扩展只须在现有机制的基础上增加新的应用与服务模块一方面当应用量增加用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求一方面当新的技术和产品出现进行升级时系统能够平滑过渡而不影响用户的使用另一方面产品有新的功能增加时可以通过插件和模块定制平台的方式轻松实现业务的扩展
在设备选择及网络方案上坚持开放性原则使系统对各种硬件设备的互连互通在软件上支持跨平台和开放数据接口便于与其它系统软件互相集成未来支持与业务系统门户等系统的单点登录集成在可获得相应系统的数据结构情况下实现与这些系统的应用门户数据等各层面上无缝连接
系统的管理和维护应该采用集权和分权相平衡的思想如iThink产品设置了系统管理应用管理和个人管理对系统进行分层授权和分层维护
利用系统提供的工具无须编写代码方便用户自行进行客户化功能改造方便用户自行定制界面数据项的显示同时在网络或系统出现问题时能及时快速地恢复系统的正常运行保证系统的可恢复性具有较高网络系统的抗干扰能力
8. 美观性和易用性
系统用户界面的设计采用Web2.0用户界面设计技术界面根据用户需求灵活更改增强标签分类特性注重用户体验使系统各项功能易见易学易用易维护易管理
作为全员应用系统易用性和用户体验是项目成败的关键要素所提供的产品采用B/S的登录方式可以采用电脑手机等各种方式下登录采用了AJAX图形化编辑器等各种新技术并且易读易理解易操作用户界面简洁美观友好易于用户掌握操作和使用系统管理的使用及管理也以简便易于操作方便实用为准则
严格遵循易用性六原则实现从产品的部署登录使用维护升级扩展的全方位易用从而提升系统的黏着度 提供统一的访问地址便于用户使用在登录页为用户提供加入收藏设为首页等操作方便用户以后快速访问系统具备风格一致的友好的用户界面图形显示直观工作流程从设计到使用全程图形化
美观性相比易用性来讲并不是很重要这如同一个美丽的姑娘第一眼打动你的可能是表象然后持续感动你的往往是她的内在
9. 大并发能力支撑
作为集团化多组织大用户的单位OA软件系统的开发设计应该支持应用和数据库等多重负载均衡能力支持附件服务器和数据库服务器分离技术从而支持数万用户同时在线和同时操作的能力不会因为用户数的增长或者信息量的增长而导致系统响应能力下降
系统并发能力通过集群方式在技术上没有并发上限因此能完全保障用户未来的人员扩张需要OA系统的英文全称是Office Automation System 意为办公自动化系统
随着OA应用内容的不断扩展OA技术也在不断发展从过去的BASIC+文件系统到VB+ACCESSDELPHI+ORACLE等等
1. .net+关系型数据库RDB技术
基于.net+RDB的办公平台则以简单灵活易用的特点获得了广泛的市场
2. SUN的JAVA+RDB技术
JAVAJ2EE标准以其开放性与平台无关性引领着技术发展方向并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广在OA领域市场领域不断扩大
3.IBM Lotus Domino技术
Lotus自1989年推出以电子邮件协同非结构文档处理安全机制见长然而随着OA应用的内涵不断丰富Domino也暴露出一些明显的弱点不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提)
.net/JAVA更类似3GL工具应用功能的实现需要更多的开发或集成应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累而Domino更像4GL工具提供了业界领先的协同工具企业级文档处理文档级安全控制机制大量的应用模板使其更擅长办公应用支撑但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足
4.Suo 基于saas的j2ee服务
Suo自2006年在上海成立以真正的软件即是服务的技术理念将业务流程与审批流程真正的做到了根据需求而变化的流程自动化平台擅长业务流程及审批流程最注重与第三方ERP的集成工作实现目标是将企业的审批流与业务流全部打通最终形成报表体系服务于决策OA平台基于分层标准和构件等进行架构OA平台以领先的四层技术架构遵循J2EE标准SOA标准WFMC标准W3C xForm标准JSR168WSRP等标准OA平台部署了大量构件采用JAVA语言编写以多维门户形式展现OA平台支持各种部署模式各种操作系统各种数据库和中间件并具备完备的配置体系接口体系和插件体系从而支持未来的扩展空间
因J2EE的开放性OA平台支持各种服务器操作系统数据库中间件和应用软件
OA平台采用标准J2EE结构由开发系统配置由XML技术完成数据库采用关系型数据库和非关系型数据库分离的技术同时OA平台支持多种关系数据库系统通过JDBC服务连接数据库并使用连接池提高系统性能通信协议采用
OA平台整个应用划分为三个相对分离的逻辑层每一层都有一套定义好的接口第一层为表示层是展现给工作人员和相关使用者的图形界面它包含HTML表单Java AppletJSP等能够显示数据的任何系统该界面通过规定的工作流程和接口来完成日常的事务处理和业务流程
OA平台的中间层应用逻辑层是使用者为了获取数据需要通过表示层调用的代码表示层接收到数据后把它并显示出来OA平台的这种应用逻辑与用户界面的分离极大的提高了应用设计的灵活性OA平台的可以在不改变应用逻辑的情况下采用不同的图形用户界面只要应用逻辑层给表示层提供明确定义的接口即可
OA平台的中间层利用Java语言以Servlet和Beans等技术实现其表现形式为组件包即类库形式将用户管理低层数据访问数据传输以及数据分析等具有抽象适应性的功能等进行封装按照功能逻辑和使用等不同方面定义若干个组件包将其统一规范为核心APICore API为上层透明访问提供清晰明确的接口
在整个OA平台应用中中间层起着非常重要的作用主要包括安全系统应用体系和技术平台等几部分它和下面所介绍的数据层一起构成了办公系统工作的基础
OA平台的底层为数据层即数据中心它用来完成统一的数据管理和数据交换接口的实现主要包括办公信息及数据的管理和维护数据交换数据抽取以及数据过滤等功能
整个OA平台中部署了数据引擎消息引擎门户引擎和工作流引擎把系统横向和纵向进行了多维度的打通和贯穿从而使得各孤立的构件和模块成为一套有机的生态系统OA系统的主流技术从过去的Domino逐步向.NETJava迁移主流的软件公司已经将JAVA作为根本技术路线而原有Dominophp.NET路线的产品在高端用户需求面前逐步成为明日黄花此类公司也在悄然转型沿着JAVA路线开辟新产品OA办公自动化系统功能框架OA的通用功能相对成熟的情况下随着客户管理应用的深入更多的OA和ERP的边缘需求开始旺盛出来因此如何持续的满足客户的功能需求成为拉长产品生命周期的重要因素如何通过无码开发实现快捷的功能定制成为平台化产品的发展方向对于信息化起步阶段的用户来讲单系统应用就足够了但对于已经有相当信息化基础的高端OA用户来讲如何与ERP系统进行数据集成信息集成门户集成如何与HR系统进行组织集成用户集成如何与即使消息进行消息集成甚至如何进行数据拆分和重建等成为思考的因素之一
但集成是把双刃剑缺少标准接口而完全定制开发的集成又可能给升级系统性能项目周期等带来风险和隐患因此考察OA系统时重点研讨标准接口能力和产品化机制成为要点随着手机操作系统和CPU的持续升级随着wifi无线的普及和手机带宽的持续扩容通过手机平板电脑实现随时随地的办公已经成为可能尤其是高层管理者通过移动应用实现对时间碎片的高效应用成为关注点OA办公系统由OA厂商全心打造考察OA产品其实是在考察OA厂商的气质这种气质是由内而外散发出来能够让OA客户自然的感受到有气质的OA厂商以客户OA项目成功为重有责任感将服务做到实处我们提醒OA选型人士仔细甄别哪些OA厂商只重市场占有率哪些OA厂商才真正关注客户通过OA厂商气质考察一关的OA厂商还要看其办公系统的详细配置其具体功能配置能够很好地处理企业日常工作核心业务以及与其他系统之间的整合集成同时满足企业未来发展对OA开放性管理性维护性的要求自然是CIO的理想之选 　一般来讲OA办公系统的基本模块包括协同工作表单应用公文管理电子邮件文档管理计划管理公共信息等如果以给企业带来价值大小的纬度对所有OA功能模块评估的话基本上遵循8020定律其中工作流程模块协同工作模块项目管理模块为企业带来的了80%的价值其余的模块带来20%的价值CIO需要重点考察工作流程协同工作项目管理的技术水准成为产品选型的不二选择往往廉价的OA办公系统越经不起企业长期应用的考验CIO眼中的廉价的只是对OA厂商报价的判断OA办公系统的全面成功应用还需要将OA部署的软硬件环境成本软件实施过程中参与人员的时间成本培训成本将来的维护难度和服务成本数据集成的开发成本升级成本和数据迁移成本等等统统纳入成本控制范围
CIO青睐什么样的OA办公系统呢根据对多家CIO以及OA厂商的采访我们了解到五大特点的OA办公系统更受青睐1灵活的自定义2傻瓜式的操作3性能要求4便于维护5性价比高高效的项目实施团队
完善的实施工具
标准化实施方法论引单位在日常管理过程中逐步会沉淀下很多规章制度其中包括各种纸质表单流程数据规范岗位说明权限等制度的形成推广和优化过程也是规范员工行为实现内部有效分工规范岗位操作从人治向法制逐步进步的过程
但是逐步累积起来的制度和规范汗牛充栋员工根本没有办法完全学习和掌握规章制度的优化和调整也很难实时的将最新版本传达到每位员工因此制度的形成推广和优化过程的高难度使得制度不能有效落地因此构建协同办公系统流程审批子系统对于制度落地规范管理将有重要的意义
流程审批包括数据表定义表单定义流程定义B/S架构图形化流程定义工具及工作流引擎系统采用WFMC的流程标准实现各种复杂流程的电子化流转, 并且采用插件式的设计方法让工作流模块还可以被其它功能模块调用完成相关的业务流程
OA系统提供了从设计应用优化到门户展现全方位的图形化自定义通过自定义规范自定义表单自定义流程实现企业流程地图的设计通过个性化授权可以将常用的流程推送的个人门户方便调用通过规范表单和流程的集成可以使得员工运用制度和流程时免学习并且该模块对企业的流程管理遵循PDCA管理法则从发起流程到在办监控办结查阅和效率分析进行闭环管理
流程审批主要功能如下
1流程门户提供统一的分类流程调用界面
2发起流程选取要发起且已经制作好的工作流程表单
3待发流程流程表单填写后保存待稍后发送的工作流程
4流程监控是指对正在办理的工作流程进行监控
5办结查阅是指用户可以对已经结束取消退回的流程进行查阅
6流程转办是指当前用户可以把卡在某节点的流程转办给其它人处理
7流程代理是指用户出差时可以由其指定的代理人帮其处理
流程审批技术特色如下
1流程编号系统能自动编号查重允许用户自定义编号规则
2签名印章支持电子签名电子印章技术
3复杂流转支持条件路由顺序流分支流并发流支持会签回退撤销分发等
4文件上载允许带附件进行流转及审批
5图形化B/S流程编辑器流程可以灵活自由定制全程B/S图形化方式拖拖拽拽定制流程并配备了节点的流程和表单处理权限
6流转监控提供所有流程有权限控制的办理监控界面
7常用批阅语允许用户自定义常用批阅语方便快速录入
8流程查阅提供已办理待批流程的查询
9痕迹保留支持正文修改痕迹保留
10时限提醒根据流程设置的时限通过邮件等方式自动完成提醒功能
11流程表单的自定义无须写代码以所见即所得的方式可以实现表单的自定义
12流程中可以进行短信督办提醒
13提供流程之间的自动转发提供流程跟踪和催办督办
14支持单一审批多人并行审批多人顺序审批多人审批一人认可和主办/协办阅批的组合审批模式
15采用在线office编辑正文完全适应客户操作习惯
16提供软件和硬件两种电子签章/电子签名功能的解决方案
17消息提醒与查看跟踪系统在审批过程中提供了短信即时通讯等多种手段提醒下一办理人
18流程引擎独立的流程引擎设计其它功能模块可以灵活调用工作流引擎实现各功能模块的业务流转如信息管理公文管理综合办公名片订购等工作流程作为独立的服务可被各模块引用流程引擎与表单定义相结合产生工作流程的独立应用工作流程模块
19构建复杂流程模型的能力智能的工作流引擎提供标准活动子活动虚拟活动自动返回等多种活动类型;采用前驱后继的模式可以建立任意模型的流程同时支持由流程办理人选择下一环节及由表单内容条件判断来实现流程的路由并在条件路由时支持与表单中各字段的关系判断并支持与流程启动人或上一办理人的职务级别的判断
20流程办理人参与者丰富的流程参与者的选择方式可以按角色与组织或职位或发起人相同办公地点的组合计算得到参与人也由当前办理人从指定范围中选择从所有用户中选择从上一办理人本部门中选择可以是发起人发起人的领导以及从指定的群组中选择等多种方式满足日常办公中对流程办理人的选择要求
21办理类型系统支持只有单个人办理的模式支持从多个人中任一办理人办理完毕即可模式支持多个依次办理模式支持多人同时办理模式允许办理过程中转给其他人办理模式支持阅办不影响流程流转的模式
22接口预留丰富的扩展接口可与其它业务管理系统进行数据交互从而实现采用工作流建立各业务系统之间的通道实现业务的顺畅连接
23流程例外处理流程当前办理人可以退回流程监控人可以撤办流程收回流程管理员可以转交流程给其他人员办理当事人可以提前设置工作代理指定流程代办人
24手写意见流程审批和灵活选择手写和键盘两种方式批写意见可在线编辑WORD及excel等多种形式的文档痕迹保留电子签章等
25流程关联可通过子流程进行流程与流程之间的关联在子流程中可以链接到主流程在主流程中可以链接到所有相关的子流程
26工作代理可通过工作代理的方式授权他人代办流程审批工作工作代理可以指定到流程可以指定代理来自某范围内的流程
27表单兼容灵活的表单定义工具可以定义各类流程表单可从word/excle中定义工作流程所需表单样式并通过设置表单内容与自定义的数据库结合实现强大的表单定义能力自定义数据库不仅定义表单元素还可以定义这些元素在界面的表现形式及可以关联数据库可以实现主从表实现不同流程环节表单不一样并可以实现显示表单与打印表单不一致
28流程办理流程办理时按待办在办办结等分类并可按时间缓急类型等多种模式分类供用户选择办理优先级较高的流程传媒行业协同管理解决方案从组织中人事件资源之间的协同关系着手进行管理以组织中的执行信息为对象有效地帮助传媒企业解决所面临的问题
行业涵盖电视媒体网络媒体广播报刊等子行业
传媒业是信息服务业与文化产业交叉的一个边缘性产业信息量十分庞大传媒企业的重要工作之一就是甄别信息的真假良莠做到信息整合信息检索去伪存真
传媒行业具有相对垄断性有着独特的盈利模式和良好的盈利能力并存在显著的规模效益及多元化效益传媒企业通常规模庞大人员从聘用方式管理方式工作方式上都比较多元化
传媒行业相比其他行业更强调融合集约资源共享主要从以下三方面实现1.跨媒体资源共享2.集约方式促成组织内变革3.本地化策略扩展势力
面临的问题包括
生产方式是柔性化人机一体化产品生产的质量和数量在生产过程中不易介入管理和监控生产过程的可控程度低但结果影响巨大
生产管理的跨度大传媒企业通常有众多的独立子系统工作过程一样但工作内容不同生产管理跨度大人员考核与计酬十分复杂
从业人员背景差异大需要迅速的实现合群共处价值认同协调一致
生产组织形态的松散化生产流程由显示变成虚拟生产线由有形变成了无形生产岗位有固定变成了移动虽然使成本下降但加大了企业管理的难度
传媒行业协同管理解决方案针对传媒行业集团化的趋势协同平台可通过集团化应用实现传媒集团组织内协同到跨组织的产业链和组织群协作的集团管控
通过多维信息空间构建组织信息资源管控平台方便跨媒体资源共享通过协作管理中心实现敏捷组织快速响应对传媒行业生产过程进行可视化管控通过移动应用平台来帮助前端人员快速实现信息收集信息上报不受时间空间限制对信息进行采编处理及发布帮助传媒企业提高核心竞争力
实现生产过程的可视化管控提升协作效率实现知识型产品的积累和沉淀随着新知识经济时代的到来我国教育OA管理信息化建设开始朝标准化规范化的方向发展对于在原有基础上加强高校管理提高教育教学水平人才培养质量和办公效率等提出了更高的要求
计算机信息技术是当代最富有活力和创造力的技术实践证明只有把计算机信息技术很好结合到学校教学管理工作中大力发展网络教学应用建设数字化图书馆建设全面的网络社区服务等等从而形成一流的数字化的网络环境教学资源教学与学习环境管理手段和后勤服务才能为学校现代化教学手段和管理模式的实施提供有力的保障为教学研究和人才培养构建现代化的信息平台
1校园信息门户管理
校园信息门户OA解决方案为学校提供了一个内容展现的个性化窗口可为校园网用户提供信息的汇总分类搜索发布提供面向各类用户不同阶段的个性化信息展现服务实现对学校重要新闻内部通知规章制度建立协作机制实现用户间的信息交流共享
通过提供的协同OA办公系统的门户设置可以根据单位发展的不同阶段自行搭建不同的信息门户实现门户的个性化阶段化应用如个人门户科室门户学校门户教委门户领导门户关联门户知识门户制度门户新闻门户等等从而实现将有用的信息自动推送给有用的人有权限要求的信息自动推送给有权限的人把用户最关心的内容推送给用户使用户一目了然的在一个界面上看到想要看到的信息提高用户的工作效率
2日常协同管理
即时消息协同工作解决日常工作中的全部沟通问题沟通内容便于积累和追溯信息获取方式可以是消息提醒框邮件提醒短信提醒等方式合理安排和查询日常工作计划日程和会议并可将工作流程进行规范和优化通过强大的表单和流程自定义设计功能用户可根据自己的业务特点设计复杂的业务流程及表单利用现有的sql输入检索功能可以抓取本系统及其他系统中的数据实现和其他系统的数据整合
3公文档案管理
公文档案管理OA解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化功能包括我的收文发文拟稿发文草稿发文查阅发文设置签收公文收文查阅收文设置等并且公文的正文支持修改留痕手写签名套红头签章等各种应用可灵活设定公文流程自动进行流程跟踪催办查办并可归类存档和检索
4公共信息管理
公共信息包括组织机构机关最新动态规章制度政策法规办公办事指南工程建设信息发布等功能内部用户可通过本系统平台查询政府内部相关资料以及相关动态信息
论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台用户可通过论坛管理将更好的利用现代化网络资源实现讨论发布信息交流信息共享达成共识等功能
协同办公平台通过会议管理模块可实现对视频非视频会议相关的各种资源的管理
任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务任务管理子系统的目的在于规范工作的目标领导对任务能进行实时管控
知识管理解决方案可以实现如下功能文件及目录操作资料共享发布文件检索日志管理文件回收站等
个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件邮件管理子系统提供基于Web的Email发送阅读和存储查找功能并支持邮件转协同
10人事管理
主要包括组织机构管理和部门管理内部人员的调动请假出差离职等人事相关流程考核和合同管理
12车辆管理
办公室及下属单位拥有一定数量的车辆车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作本系统要实现集中管理车辆的基本信息运营维修事故违章等一系列信息有效跟踪管理每台汽车的使用状况提高工作效率使企业车辆管理更加科学更加规范
13物品管理
物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购领用管理对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构部门内部领用的数量进行统计
14设备管理
设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理按部门和单位实现对设备资产的基本信息录入查询采购领用调拨转移维修折旧等管理
15督办管理
每一个任务包括公文处理个人任务部门任务等一般都有一个标准的办理时间甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间如果超过这个时间可以通过催办督办提醒等方式提醒处理人处理
16移动OA办公管理
移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起集日常办公信息查看内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具为实现信息沟通和资源共享尽量节省投资应对终端手机有较高的兼容性不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能1OA品牌的领军能力依然脆弱
一些主流厂商在经历了着惨烈搏杀的同时更多的新生公司如雨后春笋加入到这片红海中更多的ERP厂商因前几年的诱惑产品也陆续上市但依然缺少一枝独秀的绝对的领军品牌
2. OA市场红海化促成市场定位的差异化
为了让客户更好的识别构建各自的核心竞争能力各OA公司普遍在调整自己的定位利基市场的开拓成为2012年的重要市场特征
从经济学理论来看创新是摆脱红海困境的唯一法宝
3JAVA平台成为高端OA首选技术路线
JAVA因其跨平台高性能安全性扩展性等优势已经毫无疑问的成为高端用户的首选技术路线原来基于.NETPHPDomino开发的OA公司都纷纷开始重新架构JAVA产品
4OA市场的区域战争陷入攻坚战和拉锯战中
近几年随着人工成本的大幅攀升为了控制企业风险降低运营成本很多主流OA公司都在转移或者增加新的研发基地
整体来看各领军厂商的根据地建设研发中心建设和核心区域布局都已相当完善预计接下来二三线市场可能成为竞争新重点
5OA的刚性需求受到危机压制
当今协同的理念已经深入人心尤其是很多高端用户在OA信息化方面尝到了甜头起到了很好的示范作用加上国家政策的扶持和用户信息化水平的提升OA软件已经成为组织管理的刚性需求这是在危机中OA市场依然可以保持一定的成长速度的原因但同时因为此次危机对各行各业的效益都是沉重打击很多客户尤其是中小企业在成本控制方面首先删掉了信息化预算这使得OA的刚性需求受到压制OA系统信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统使办公信息的流通更为合理减少许多不必要的重复输入信息的环节以期提高整个办公系统的效率
一体化网络化的OA系统的优点是不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效而且也有利于和外界的信息沟通使信息通信的范围更广能更方便快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信并且有可能融入世界范围内的信息资源共享
第一个层次
OA办公自动化技术分为三个不同的层次第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理电子表格数据库等辅助工具的应用一般称之为事务型办公自动化系统办公事务OA中最为普遍的应用有文字处理电子排版电子表格处理文件收发登录电子文档管理办公日程管理人事管理财务统计报表处理个人数据库等这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据以便提高办公事务处理的效率这种办公事务处理软件包应具有通用性以便扩大应用范围提高其利用价值此外在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统如电子出版系统电子文档管理系统智能化的中文检索系统如全文检索系统光学汉字识别系统汉语语音识别系统等在公用服务业公司等经营业务方面使用计算机替代人工处理的工作日益增多如订票售票系统柜台或窗口系统银行业的储蓄业务系统等事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作是直接面向办公人员的为了提高办公效率改进办公质量适应人们的办公习惯要提供良好的办公操作环境
第二个层次
信息管理型OA系统是第二个层次随着信息利用重要性的不断增加在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加信息管理型的办公系统是把事务型或业务型办公系统和综合信息数据库紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息例如在政府机关这些综合信息包括政策法令法规有关上级政府和下属机构的公文信函等的政务信息一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息公司企业单位的综合数据库包括工商法规经营计划市场动态供销业务库存统计用户信息等作为一个现代化的政府机关或企事业单位为了优化日常的工作提高办公效率和质量必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库这个数据库建立在事务级OA系统基础之上构成信息管理型的OA系统
第三个层次
决策支持型是第三个层次它建立在信息管理级的基础上它使用由综合数据库系统所提供的信息针对所需要做出决策的课题构造或选用决策数字模型结合有关内部和外部的条件由计算机执行决策程序作出相应的决策随着三大核心支柱技术网络通讯技术计算机技术和数据库技术的成熟世界上的OA已进入到新的层次在新的层次中系统有四个新的特点
⑴集成化软硬件及网络产品的集成人与系统的集成单一办公系统同社会公众信息系统的集成组成了无缝集成的开放式系统
⑵智能化面向日常事务处理辅助人们完成智能性劳动如汉字识别对公文内容的理解和深层处理辅助决策及处理意外等
⑶多媒体化包括对数字文字图像声音和动画的综合处理
⑷运用电子数据交换EDI通过数据通讯网在计算机间进行交换和自动化处理 　这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统例子 事务级OA系统称之为普通办公自动化系统而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统例如市政府办公机构实质上经常定期或不定期的收集各区县政府和其它机构报送的各种文件然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读处理然后将批阅后的文件妥善保存以便以后查阅领导者研究各种文件之后作出决定一般采取文件的形式向下级返回处理指示这一过程是一个典型的办公过程在这一过程中文件本身是信息其传送即是信息传送过程但应当注意到领导在分析决策时可能要翻阅查找许多相关的资料参照研究才能决策所以相关的资料查询分析决策的选择也属于信息处理的过程起步阶段
1985年―1993年是以结构化数据处理为中心基于文件系统或关系型数据库系统使日常办公也开始运用IT技术提高了文件等资料管理水平这一阶段实现了基本的办公数据管理如文件管理档案管理等但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持文档资料的综合处理等导致应用效果不佳
1993年－2002年随着组织规模的不断扩大组织越来越希望能够打破时间地域的限制提高整个组织的运营效率同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化为OA的应用提供了基础保证这个阶段OA的主要特点是以网络为基础以工作流为中心提供了文档管理电子邮件目录服务群组协同等基础支持实现了公文流转流程审批会议管理制度管理等众多实用的功能极大地方便了员工工作规范了组织管理提高了运营效率
OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟功能也由原先的行政办公信息服务逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节成为组织运营信息化的一个重要组织部分同时市场和竞争环境的快速变化使得办公应用软件应具有更高更多的内涵客户将更关注如何方便快捷地实现内部各级组织各部门以及人员之间的协同内外部各种资源的有效组合为员工提供高效的协作工作平台
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