《秘书实务》课程中的职业素养培养策略-秘书基础-论文联盟
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《秘书实务》课程中的职业素养培养策略
来源：论文联盟&
作者：丁露
《实务》课程中的素养培养策略
职业素养，就是一个职业人在从事某项具体的时所应具备的素质与修养。其实质主要包括职业道德、职业意识、职业行为与职业技能。其中职业技能是显性的，通过学习和培训容易获得，而职业道德、职业意识与职业行为属世界观、人生观和价值观范畴，是隐性的，难以获得，必须在一定的内外力作用下逐步养成、逐渐完善。然而，恰恰是这部分的隐性素养支配和调控了全部的职业行为，直接决定了一个人自身潜力和成功的可能。　　当前，中职毕业生的就业已经成为比较重要的问题。部公布的数据显示，2014年全国中职生平均就业率达到96%。与大学生&就业难&截然相反，中职学校针对企业生产一线培养的有技能的&蓝领&成为就业新宠，有些学校的毕业生甚至供不应求。然而，相关研究资料也显示，中职生高就业率中隐藏着一些令人担忧的现象：中职毕业生普遍表现出就业稳定性差，跳槽频繁，不讲诚信，盲目随从。大量事实表明，现代企业对员工素质的要求越来越高，在选择员工时不仅要求有较强的技能水平，更看中的是职业素养。良好的职业素养，是学生顺利实现就业的通行证，是学生职业发展的基石。可见，中职学生应该成为着眼于职业生涯规划、具备职业素养、遵守职业道德、践行职本文由联盟收集整理业操守、强化职业自律和锻造职业意志的企业&准员工&。　　《秘书实务》是中职文秘专业的核心技能课，在这门课程教学中通过职业素养渗透教育，既传授知识和强化技能，又提升了职业素养，将两者有机结合，职业素养培养可收到事半功倍的效果。笔者尝试从企业视角下文秘人员职业素养需求及中职文秘专业学生职业素养与能力现状出发，在广泛收集大量研究成果的基础上，通过调查问卷数据分析，结合自身教学与社会经验，积极探索《秘书实务》课程教学中提高学生职业素养的有效策略。　　1《秘书实务》课程教学中职业素养培养的必要性　　中国的秘书工作历史悠久，&秘书&这一职业之所以流传至今在社会上充当一个很重要的角色，秘书人员并不是只要具备基本条件即可，作为秘书人员应该具备的知识除了基础、相关专业知识，还需要具备敏捷的思维、较强沟通能力和动手操作能力等良好的职业素养。可见，文秘专业教育应把提升学生的职业素养和强化学生的职业技能放在同等重要的位置，这样才能使学生一毕业就能上岗，从而实现与企业的无缝对接，有效提高学生的就业质量。　　当前，中职学校普遍开设公共职业素养课程，如&职业道德与法律&等，但往往不是停留在说教上，就是不注重与学生专业就业岗位很好地结合，无法满足不同专业不同职业素养需求；职业素养的培养不可能靠&秘书理论&等个别专业理论课程一蹴而就，不可能依靠简单枯燥的说教，不能置于职业活动实践之外，而是需要一个长期的潜移默化的过程，需要和技能实践训练相结合，实现在学生身上的内化，因此，职业素养培养贯穿专业教学工作始终，才能收到较好的效果。　　2文秘专业学生职业素养需求及学生素养与能力现状　　为职业素养培养的目标定位寻找依据，以探索更有针对性、更有效的培养策略。笔者对惠州商贸旅游高级职业技术学校文秘专业108名学生和惠州以及周边城市的75家企业进行了调查。108名学生包括在校生67名、顶岗准毕业生13名、毕业生28名。75家企业均为与学校签署校企合作协议的企业，这些企业的经营范围涉及多个领域。调查结果如下：　　2.1文秘专业人员职业素养需求分析　　调查发现，用人单位一致认为从事文秘专业人员的职业素养比专业技能更为重要。图1中的15项职业素养中，用人单位把&保密意识&、&人际交往能力&和&继续学习能力 &被看作从事文秘专业人员最重要的三项职业素养。此外，&踏实的工作作风&、&敬业精神&、&责任意识&、&创新能力&等是部分单位认为次重要的职业素养。　　图1用人单位对文秘专业人员职业素养的需求分析　　2.2文秘专业学生职业素养现状分析　　问卷调查显示，95%以上的用人单位对毕业生的各项职业素养都表示 &非常满意& 或 &比较满意&，特别对毕业生&良好的职业道德&、&思想道德修养&、&踏实的工作作风&、&团队协作精神& 等方面比较肯定。&人际沟通协调能力&、&创新能力&和&顾全大局意识&这三项虽然是企业对文秘人员比较渴求的三个重要的职业素养，在实际工作中毕业生却难以得到用人单位的满意，即使用人单位满意，它的满意度也很低。　　图2用人单位对文秘专业学生职业素养的现状分析　　从对2011级（在校三年级）文秘专业实习生的实习单位走访看，单位对实习学生总体上表示满意，称赞大部分学生能够做到虚心好学、积极主动、勤恳踏实，有责任心。但是他们普遍存在缺乏社会经验、阅历不足、处理问题不灵活等方面的问题，另外他们的沟通协调能力有待进一步提高，为人处世方面还有待进一步加强。　　图3实习单位对文秘专业实习学生职业素养的现状分析　　从调查结果可以看出，当前学生的职业素养状况与用人单位需求还存在一定差距，无论是在校生还是毕业生普遍认为最欠缺的三项职业素养，分别是&创新能力&、&动手实践和操作能力&和&协调能力&。另外，他们还认为&人际沟通能力&、&自学能力&等方面的能力也是次欠缺的。特别是在校生在&职业规划&这个方面比毕业生更为欠缺。　　图4文秘专业学生职业素养的现状分析　　3《秘书实务》课程中职业素养的培养策略　　3.1将&5S&模式导入课堂管理
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内容分类导航秘书实务的会务工作管理梳理？
会务工作管理的例子
近期做了四场会务，挨了不少批，也确实学到了一些东西。按照公司逐渐向精细化管理模式发展的理念，也许应该招一批专职会务经理，包揽这一摊子事儿，毕竟又多又杂，会耽误其他的日常工作安排。不过新手上路，闲话还是要少说，调整心态，做好手头的事儿，争取一场比一场有进步，一场比一场少挨批吧。跟大家分享一下:1、Before Meeting1.1 会场对接确定会议时间和会场地点，对接会场所在地工作人员，提出需求：包括会议室大小、座位排放、横幅、席卡、handout、投影等会场布置上的细节要求，会议期间食宿的档次、价格及接待方面的要求等。住宿上，公司可能会有价位限定，领导不一定跟大家住在同一家酒店，需提前确认；提供酒店入住名单，与会人员只要出示相关证件、报上单位名称即可入住。饮食上，一般统一安排会议当天的中餐，用餐地点、桌数、堂吃还是包厢等要提前确认。行程上，向对方提供领导的动车或航班信息，获取司机联系方式，安排好领导的接送工作。1.2 信息确认确定各机构参会人员信息，包括姓名、性别、机构、职务、联系方式、身份证号等。制作席卡和通讯录，安排住宿。席卡：机构＋（职务）＋姓名，塑料插卡式或折纸式。通讯录：机构＋姓名＋职务＋联系方式，按规定的机构顺序和职务大小排列。住宿安排：机构＋姓名＋性别＋身份证号＋房间安排（如单间1、单间2、标间1、标间2），按机构排，因性别原因非要拆散的尽量按相同或相近的职务进行机构间的重组。特别注意：职务必须仔细确认，特别是近期有晋升而系统里还未及时更新的人员。1.3 会议通知此处的会议通知指的是跟进式的细节性通知，正式通知应在确定会议时间地点后就已拟定并通过oa发送。细节性内容包括：会场详细地址、酒店详细地址、机场／动车站到酒店的路程和交通方式（是否有地铁、机场大巴，末班车几点，taxi需多少时间等）、酒店到会场的行程图及推荐抵达方式（若需走路20分钟以上最好向酒店预约taxi）、会场及酒店周边美食地图、会议期间天气情况等。1.4 票务工作必备手机软件：携程、铁路12306、航旅纵横、飞常准；必备信息：同行人员的身份证号、座位舱位偏好（一等座or二等座、商务舱or经济舱、靠窗or靠过道等）。1.5 会场布置建议不管多晚，必须提前一天查看会场布置情况。深圳最后一场会议因为前一天有部门占用会议室，第二天一早才去布置，弄得手忙脚乱。座次安排很有讲究，领导的列席如果出错会很尴尬，最好有同行的同事或老师帮助确认一遍（关于座次礼仪方面的内容正在学习整理，计划短期内另撰文说明）。每个座位上摆放席卡、通讯录、handout、茶水等，必须统一、整齐。调试音响设备（准备至少三个麦克风——主持、领导发言、员工发言），调试ppt、投影和翻页笔。1.6 ppt内容核对即便ppt不是你做的，但负责做ppt的同事不在现场，一旦数据出现问题，领导责问的还是你，因此，正式会议之前要多核对几遍。第一次我没有核对，完全信任ppt制作者，结果出现好几处明显错误，几张ppt直接复制粘贴，两三家网点的数据完全相同。第二次核对了，数字上并没有问题，但有一个地方应该是“增加”却写成了“减少”，没有核对出来。第三次，所有的数字、运算、增减都修正好了，结果还是有问题，是数据统计过程中的问题，负责数据制作的同事并没有将某些数据统计在内。领导发现问题指出，我因为没有接触过原始数据，半天摸不着头脑，莫名其妙挨了一顿批。几个建议：a）不要单纯在电脑上看ppt，可以打印出来核对，更好的方式是自己坐在会议室里，拿着翻页笔一页一页翻，盯着大屏幕核对，比较容易发现问题；b）从头到尾看一遍，再从后往前看一遍，特别是在“数据表＋数据分析”的展示模式下，可以帮助发现问题；c）在时间精力允许的情况下，自己做数据及ppt，never rely on others, and really hard for me to believe in others.1.7 入住确认及退房提醒晚上入住宾馆后要确认参会人员是否都已经抵达，特别是当出现大面积飞机延误的情况时，要特别关注大家的行程动态。与领导同行要帮助办理入住手续，了解他们住在哪个楼层、大致那一片区域（第一次做会务时候直接把房卡递到领导手里领导问哪间答不出来挨批……虽然至今觉得领导住哪间关我p事）。向前台了解餐厅位置、最晚退房时间及行李寄存服务，通知与会人员第二天一早或中午退房，行李寄存酒店或带到会场。第二天一早群里向与会人员致早安，再次提醒退房时间及会议开始时间，告知早餐地点。1.8 整体意识处理的都是细节上的事务，有时会忽略了整体思维。比如一共多少人参加会议（东道主方、其他与会机构各几人）、订了几间房（几个单间几个标间）、整体的时间规划等。领导希望听到明确的答案，而不是模棱两可的“大概25人左右”。2、During Meeting2.1 主持备好主持稿，要热情激昂，语调要往上扬，有利于调动会场气氛。比较重要的几点：a）与会领导的职务、姓名要仔细确认，名字和脸要对得上，避免出现这个领导其实还没到结果在你的介绍之后大家掌声欢迎的局面；b）领导的介绍顺序要确认（与席位安排一起撰文说明）；c）大致了解主办地的业务开展情况及其他各参会网点的业务开展情况，提前准备好串词，不至于太过机械、枯燥；d）会议上会有各种突发情况，要善于随机应变，这个得靠熟能生巧。2.2 会议记录做了个台账的模版，用于收集整理各网点的信息，包括区域特征、人员配置、业绩情况、优势业务、重大事项等，还没有启用。跑得不多，对区域特征、周边市场环境等的理解和把握还比较弱，观察力有待提升。除了记录这些基本信息，还要记载一些典型人物典型案例，便于下一步的追踪和总结。最近计划每场会议至少收集3-5个故事，回来展开跟踪采访，采风＋练笔，权当在枯燥繁琐的会务工作中找点乐子了，也能把台账的空白填充起来。2.3 时间把控提前了解与会人员回程信息，确定会议结束的大致时间。提出发言时间的限定要求，超时适当提醒，严重超时可打断。领导有时候会滔滔不绝，不敢打断的话可采取其他曲线手段，比如把ppt调到下一页、起身去上一个发言者手中拿回麦克风，或让其他老师代为提醒等。3、After Meeting3.1 回程跟踪确认与会人员安全回程，在群里向大家表示感谢，并简单提出下一步工作要求。正式的具体的要求通过oa发送。向东道主表示诚挚的感谢。3.2 整理会议记录使用excel进行案例跟进：机构、案例概况、主人公、跟进时间、跟进情况、案例完成时间等。问题反馈：将会议中收集到的问题整理反馈给相关部门。
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秘书工作概述
《秘书》课本照片1.1 秘书1.2 秘书部门1.3 秘书工作1.4 技能训练学习目的了解的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解的作用。
秘书实务 -
学习重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用4、技能训练学习难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能3、案例分析
秘书实务 -
“秘书”词义的演变宫中秘藏之书&：&最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。 职务之称:&秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。 ：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。秘书的定义&所谓秘书，乃是组织或主管的，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。&秘书的职业特色1.直接性&&&&&&&一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即做什么秘书也做什么;&&&二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;&&&三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。
2.稳定性&&&&
秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。
3.知识化&&&&&&
秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。&
&4.年轻化&&&&&& &&&&&&
发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。 5.女性化&&&&&&&&&&
&近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。秘书的分类&
横向分类& 按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。& 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，等。 按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。&& 纵向分类（层次） 高级、中级、初级&&
秘书实务 -
秘书部门的涵义&秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。&&广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）&&狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。秘书机构办公室：主任、副主任&
办公室以下为：督查科室、行政科室、信访科室、档案科室、调研科室、秘书科室、机要科室秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。秘书部门的 基本特征&o从属性 秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。&&o中介性 在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。 o综合性 秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。
秘书实务 -
秘书工作内容与形式 o办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。 o办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。 o办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。&秘书工作的原则&1.准确原则&&& 理解和执行党和国家的现行方针政策。 收集和提供领导工作所需要的信息资料。 判断和贯彻领导意图。 处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 进行文字表达和口头表达。&
2.及时原则&&&& 要确立正确的时间观念。 要讲究工作效率。& 要分辨轻重缓急。 要变被动为主动。
3.严谨原则&&&& 严密地思考。 周详地运作。&谨慎地行事。
4.同步原则 要同步思维。&&要同步行动。&&&要同步提高。
5.保密原则&&&& 要强化保密意识。 要具备法律知识。
秘书实务 -
秘书工作的特点
从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。& 被动性秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。& 事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。& 综合性秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。 机要性指秘书工作的机密性和重要性。&
秘书实务 -
秘书工作的作用
枢纽作用秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。 参谋助手作用秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。& 形象作用秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。
秘书实务 -
秘书工作的发展趋势
逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层 逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统& 逐渐走向秘书工作科学化的道路&&国外秘书工作的发展趋势由事务型转为智能型& 秘书工作日益专业化& 秘书人员的高学历、秘书工作的永业化&&
秘书实务 -
【训练目标】 &&通过训练，熟练地掌握有效发挥秘书工作作用的技能。&
秘书实务 -
1.你对秘书这一职业是怎么看的?&& 2.秘书工作的原则有哪些?&& 3.秘书工作有什么作用?& 4.秘书工作的发展趋势是什么?&&&&&&&&&&&&&
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