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园林绿化工程档案资料编制整理讲义
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你可能喜欢公司文书、 档案管理制度
&&& 对于这一章，也许很多都不以为然，尤其是中小公司，在他们看来会议、文书、档案的管理制度可有可无，影响不大。事实则不然，即使一个再小的公司，如果对这些看似琐碎的方方面面失干管理，就会使公司的运作陷入一种无序的状态，长此以往，公司的管理势必陷入混乱!因此，要想避免这种结果，必须掌握以下几个方面：
⊙文印室管理规定
&&& 1.公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
&&& 2.公司发文，须由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。
& 3.私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。
& 4.文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。
& 5.文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中需保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
& 6.文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一列行政开支。
7.文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。
表13-l&&&&&&&&&&&&&&&&&& 行文表
⊙文件收发规定
&&& 1.公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。
&&&& 2.文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
&& 3.文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。
&& 4.属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
&& 5.文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。
&& 6.外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。
&&& 7.传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
表13―2&&&&&&&&&&&&&&& 往来信函记录表
客户或单位&&&&&&
⊙公司报刊、邮件、函电收发制度
1.全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。
& 2.外来函电要求。
& (1)各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。
&&& (2)每天下午××点以前，公司收发室应将当日外发函、电清点，累计送交邮局寄发。
表13―3&&&&&&&&&&&&&&&&&& 信函寄发记录表
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 口业务类& 口公共关系
口采购类& 口总务类
3.外来邮件管理。
& (1)外来邮件一律公司收发室签收分发。
& (2)凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。
&&& (3)一般公启函、电和公司内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。
&&& (4)私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。
&&& (5)不论公私邮件，收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误；对国外来函应检查封口、邮戳，如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。
&&& (6)凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。
& 4.报刊订购与收发。
& (1)报刊订购。
& ①订购时间：上半年；
&&&&&&&&&&&&& 下半年。
&&& ②订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，还须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人。
&&& (2)报刊收发。
&&& ①收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。
&&& ②收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。
⊙文书管理规则
为加强文书管理制度，增进文书处理之品质及效率，特制定本规则。
& 本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
表13-4&&&&&&&&&&&&&& 送发公文登记簿
表13―5&&&&&&&&& 表格档案处理工作一览表
表格档案名称
(二)承办部门
& 3.总收发部门。
& 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。
& 4．管理部门。
& (1)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书．则心各该业务部门的最高主管部门为管理部门。
&&& (2)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。
&&& (3)关系企业各公司、部门问来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。
&&& (4)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。
& 5.主办及会办部门。
& (1)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。
&&& (2)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如下表：
资料报送对象
一、金额机构
二、主管机构
（一）&& 税务主管机构
（二）&& 商业及证券主管机构
（三）&& 工厂主管机构
（四）&& 外汇贸易主管机构
各公司会计处（科）
法律事务室
各公司总经理或独立厂区的管理部门
各公司会计处（科）
各公司会计处（科）
各公司会计处（科）
各公司会计处（科）
及技术、工务部门
各公司会计处（科）
会：法律事务室
会：法律事务室财务部如发布资料涉及公司业务政策事项应报告核定后始得向外宣布
资料报送对象
三、报界(新闻)资料
四、业务往来客户
& (业务上需要及
& 推广产品宣传资
五、股东厦一般性客& 户(编制各公司或关系企业体年报)营业部门&&& 主办部门
各公司总经理室(统一格式由各公司会商决定，如以企业体为主，则由各公司总经理室提供资料并由总管理处总经理室汇编
各公司总经理室
由营业部门委请设
各公司及总管理处
(一)务求文字简要，设计新颖，以便作为企业宣传的辅助工具
(二)编印前先会法律事务室
&&& (三)行文
&&& 6行文类别。
&&& (1)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门问行文使用。
&&& (2)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
&&& (3)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。
&&& (4)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。
&&& (5)电报：业务处理须以电报行文时使用。
&&& (6)表格式公文：政府机关规定的表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
&&& (7)其他：①司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审|义委员会规定程序实施。
&&& ②会议记录及例行表报等的发送不必行文。
&&& 7.行文名义、署名及印信借用。
&&& (1)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：
&&& ①以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。
&&& ②以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等行文。
&&& ③以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。
& a.对省政府、市政府所属二级机构等的行文。
&&& b.对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。
&&& c.对税务、金融机关的行文。
&&& d.总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。
&&& ④ 以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。
&&& 对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。
&&& 营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。
&&& ⑤ 以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。
&&& 营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。
&&& ⑥ 以部门名义盖部门章：
&&& a.采购部门对厂商的行文。
&&& h.人事、服务、训练法律等部门于经办业务的权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。
&&& ⑦ 应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，需盖用公司公章行文。
&&& ⑧ 因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。
&&& (2) 关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：
&&& ① 正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。
&&& ② 总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。
&&& ③ 工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。
&&& ④ 厂处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管的职衔签字章签署。
& &&(3) 公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理的职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。
门主管依式行文。
（四）文书处理程式
9.文书分类。
（1）&&&&&& 机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
（2）&&&&&& A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。
（3）&&&&&& B类：一般文书及经常性业务往来文书。
（4）&&&&&& C类：一般通知或参考性的函数无须呈批者，仅登记分文直接交经办部门处理归档。
（5）&&&&&& 其他类：与公司业务无直接关系的表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。
10.收发文登记单
（1）&&&&&& 第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
（2）&&&&&& 第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期的先后次序整理，按日核对催办。
（3）&&&&&& 第三联为主管催办单，经办部门主办文件后留存，按处理期限或待复日期的先后整理，以备随时稽催督导用。
（4）&&&&&& 第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
（5）&&&&&& 第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权批示的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
11.收（发）文字号的制定管理。
（1）&&&&&& 对外行文的字号：
①&&&& 公司：X1X2（X3）总字第○○○○号。X1X2为公司简称；X3为地区别，不需分地区者省略；○○○○为公司收（发）文流水号。
②&&&& 事业部（含直属部门）：X1X2（X3）X4字第○○○○号（X4为事业部或起码属部门代字，由各公司总经理室制定管理）。
③&&&& 营业部门：由各公司总经理制定。
（2）&&&&&& 对关系企业行文的字号：
①&&&& 由各公司总经理室统一制定管理。
②&&&& 总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。
收发文编号：
.与外界来往文件：
表13-8&&& 文件督办事项回告单
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& &&&&&&&& 密级：（1996）第&&& 号
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& （承办单位名称）&&& 第&&& 页
&&& (1) 登记、分文：
&&& 来文由收发人员拆封后，于“收(发)文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质半Ⅱ定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
&&& (2) 文件的分送：
& 收发人员分发文件，应留存“收(发)文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”& “否”答复及处理期限，记人“收(发)文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于
“分文专用卷宗”退收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。
&&& (3) 文件交办：
&&& 经办部门主管将文件批交办理时登记单”第三、四、五联，留存第三
第四、五联连同文件交经办人办理。
&&& (4) 文件处理：
应将经办人姓名记人“收(发)文联按处理日期的先后整理稽催督导，
&&& ①经办人办理文件时，应将拟办或复文拟稿签呈主管批示。
&&& ②经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收(发)文登记单”第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以“文书签办单”补充，签办单随同“收(发)文登记单”第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈批示后送打字、校对，再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件批示后，将“收(发)文登记单”第三联抽出销案。
&&& ③收发人员收到办妥的来文及“收(发)文登记单”第四、五联时：
&&& a.如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。
&&& b.如需复文者，将复文及复文稿送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以将复文底本留存。
&&& ④来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收，不应随文传递。
& 13.主动发文。
&&& (1) 拟稿、登记：
&&& 经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收(发)文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管并与核稿人员会商，经批示，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
&&& (2) 发文处理：
&&& 收发人员收到发文文件、原稿“收(发)文登记单”(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无需待复文件，第二、三联即予销案，如需待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档
号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。
& 14.外界复文的处理。
& 收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。
&&& Ⅲ.关系企业来往文件：
&&& 15.行文方式。-
表13-9&&& 客户投诉处理日报表
&早上勤务者
&下午勤务者
& 迟到、早退、缺勤者
&(营业部门)
&(总务部门)
改善意见看法处理困难
员工读完签名
经理：&&& 单位主管：&&& 填表
&&& (1)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：
&&& ①主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。
&&& ②总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。
&&& ③受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。
&&& (2) 以“业务接洽便函”行文者，依第十六条规定办理。
&&& (3) 各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印，延误时效。
& 16.业务接洽便函之处理。
& (1) 发文：
& 经办人发文时，应将接洽内容列记于“业务接治便函”第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管批示后另依式填写三联，连同第一联呈主管签署，一并送收发人员编号并记载于“收
(发)文编号登记表”，再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函”第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期的先后整理以备稽催。
&&& (2) 收文：
&&& 受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载“收(发)文编号登记表”，将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。
&&& (3) 复文：
&&& 经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以“文书签办单”办理，签办单连同“业务接洽便函”第三联处理)，经主管批示后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。
&&& (4) 回文处理：
&&& 发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。
& (五) 文书处理方式
& 17.文书结构。
&&& (1) 公告：以“主旨”、“依据”、“公告事项”三段式斟酌运用。
&&& (2) 函、签呈：以“主旨”、“说明”、“办法”、“请求、拟办或建议”三段式斟酌运用。
&&& (3) 业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。
&&& (4) 采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。
&&& 18.信函处理。
&&& (1) 指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能确认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。
&&& (2) 指名经(副)理以上人员的信函，直接送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。
&&& 19.签呈处理。
&&& (1) 经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。
&&& (2) 经办人签拟后呈主管核示，同需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司经理室、总经理室心及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、部(室)收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经(副)理以上主管(各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示，于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记“批示”情形，呈送厂(处)长(部室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。：
&&& 20.合约处理。
&&& (1) 订立或修改台约时，经办部门拟稿后批示前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。批示后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
&&& (2) 固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。
&&& (3) 合约书签约代表人及原稿、正本的保管部门规定如下表：
&&& 合约书类别
&&& 签约代表人
&&& 正本及原稿保管部门
资材买卖合约书
公司总经理或事业部经理
公司总经理室、事业部经理室或该
厂区文书管理部门
资材统购合约书
总管理处资材部经理
总管理处资材部资材管理科
资材外购合约书
公司总经理或事业部经理
公司总经理室、事业部经理室或该
厂区文书管理部门
资材托购合约书
公司总经理或事业部经理
公司总经理室、事业部经理室或该
厂区文书管理部门
&&& 合约书类别
&&& 签约代表人
&&& 正本及原稿保管部门
工程修造合约书
公司总经理或事业部经理
或营业处处长
公司总经理室、事业部经理室或该
厂区文书管理部门
营业买卖台约书
公司总经理、事业部经理或
营业处处长
公司总经理室、事业部经理室或该
厂区文书管理部门
聘约及定期契约
人员工合约书
事业部经理
人事部门或该厂区文书管理部门
其他合约书
各公司视业务需要自行订
公司总经理室、事业部经理室或该
厂区文书管理部门
&&& 保管部门收到台约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。
& 2l.副本及图书处理。
& 副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。
& 22.电报处理。
& 电报视同文收，依本规则办理。
& 23.文书处理要点。
&&& (1) 经办文书遇有关系重大足以影响公司权益的重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本处理。
&&& (2) 为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见。
&&& (3) 经办、会稿、核稿等人员的签名，应清晰可辨，不得潦草难认。
&&& (4) 经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理。
& 24.文件处理期限。
& (1) 收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员。
&&& (2) 分文人员的分文日期，由各公司视其收文数量自行制定。
&&& (3) 经办人员的处理期限。
&&& ①速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。
&&& ②一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以
25.文件稽催。
（1）&&&&&& 经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。
（2）&&&&&& 收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再等一天仍不见办妥销案者，应即以“文书催办单”一式二联，送经办部门主管交由经办人填注“拟完成日期”及“迟延原因”经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。
26.发送方式。
文书发送方式分为专送、邮寄（平信、限时、挂号、航空）。
电报（寻常、加急、书信、打字）及集运等，经办人应于文书底稿上注明。
27.文件递送。
（1）&&&&&& 呈阅文件的递送方式：
文件呈阅、呈判、会办时，如办普通案件以浅灰色卷宗递送；如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。
（2）&&&&&& 部门间文件的递送：
①&&&& 发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需鉴收乾，可以自存联送请受文部门签收后取回稽催。
②&&&& 发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以（处）、部（室）为单位装入“内部信封”予以递送，“内部信封”仅书写受文部门的厂、处、部、室名称，不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。
③&&&& 各公司于各办公地区应设一文件“寄送中心”，总公司为各公司总经理室，各公司（工厂）所在地为总务部门，各“寄送中心”得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。
④&&&& 收发人员将文件递交“寄送中心”后，“寄送中心”人员应将同一受文部门之厂（处）部（室）的文件集中管理，开具“文件递送清单”
一式三联，第一联自存，第二、三联连同文件汇总装入地区分专用“文件袋”寄送。收文地区的“寄送中心”人员收到“文件袋”拆开后，即以“文件递送清单”第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当天“文件袋”送还原发文的“寄送中心”存查。
&&& ⑤总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的“寄送中心”登记转送。
&&& ⑥总公司各“寄送中心”的“文件袋”，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。
&&& ⑦原则上文件应随到随送，不得积压，“寄送中心”人员须于每日上午上班后30分钟内将“文件袋”内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。
&&& (六) 印信
&&& I.印信种类：
&&& 28.种类。
&&& (1) 公章：各公司向主管机构登记的公司印鉴及特定业务专用的公司印信。
&&& (2) 职章：①董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。
&&& ②刻有职别及特定业务专用的主管印信。
&&& (3) 职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。
&&& (4) 部门章：刻有公司及部门名衔的印信。如为不得对企业外行文的部门，应于部门章上加注“对内专用”的字样。
&&& (5) 校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及“校对章”或“骑缝章”、“附件章”等字样的印信。
&&& 29.印信的资料及形式。
& 所有印信均为圆形橡皮质。
& Ⅱ.印信使用：
&&& 30.监印人员。
&&& (1) 各公司公章及董事长职章的监印人员应签请本企业董事长核定后任用。
&&& (2) 特定业务专用的图记及董事长职章、公文、总经理职章的监印人员应签请各公司总经理核定后任用。
&&& (3) 各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。
&&& (4) 监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。
& 3l.印信盖用。
（1）&&&&&& 行文时应依第八条的规定判行送请监印人员第七条的规定于函件、文稿及底本上用印。
（2）&&&&&& 其他文件需盖用例子信者，经办人应填具“盖用印信申请单”一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于“盖用印信申请单”正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。
3.2印色使用。
公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的。
Ⅲ.印信管理：
表13-11&&&&& 表格管理登记表
申请年月日
33.印信的核定及制发部门。
（1）&&&&&& 公章、董事长及各公司总经理的职间及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。
（2）&&&&&& 总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务的主管职章经各部（室）经理（主任）核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。
（3）&&&&&& 各事业部经理、厂（处）长的职衔签字章、特定业务的主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。
34.印信登记
&&& 业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等手续，均由该主办部门办理。
&& 35.印信申请。
&& (1) 印信制发的申请：
& 因业务需要或组织变更，由主办部门填具“请(制)发印信申请表”一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条的规定呈请核定后由管理部门制发。
&&& (2) 印信换发的申请：
&&& ①印信的印文磨损申请换发时，由监印人员填具“请(换)发印信申请表”一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，送印信管理部门依本规定第三十三条规定呈请核定后由管理部门换发。
&&& ②原有废旧印信应于换发的印信收到后一周内，由监印人员依本规则
第三十六条的规定办理。
&&& (3) 印信补发的申请：
&&& ①印信毁损或遗失时，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具“请(补)发印信申请表”一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的|义处，并会印信管理部门依本规则第三十三条规定呈经核定后，由管理部门补发。
&&& ②补发印信的文字体应有异于原印信，以便区别。
&&& ③遗失的印信寻获时，应即交由监印人员于二日内依本规定第三十六条规定办理。
&&& (4) 印信增刊的申请：
&&& ①一种印信以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。
&&& ②增刊的印信应由管理部门酣情设法加以区别。
&&& 36.印信缴销。
&&& (1) 废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人员填具“缴销印信申请表”一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条的规定呈经核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门撤销。
&&& (2) 印信管理部门收到缴销的印信，即酌情予以保存或截角注销。
&&& 37.印信管理。
&&& (1) 各种印信由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情况由监印人员负完全责任。
&&& (2) 印信管理部门应指定专人负责印信的制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立“印信登记表”拓具印模、样本，依序装订成册，以便管理。
&&& (3) 印信不固定换发年限，印信管理人员每年至少应稽查一次。
&&& (4) 主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。
&&& (七) 档案管理
&&& Ⅰ.管理部门：
&&& 38.管理部门。
&&& (1) 文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。：
&&& (2) 各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
&&& Ⅱ.整理与分类：
&&& 39.文件点收。
&&& 文件结案移送归档时，依如下原则点收：
&&& (1) 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归人。
&&& (2) 文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。
&&& (3) 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
&&& (4) 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
&&& (5) 有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。
&&& 40.文件整理。
&&& 点收文件后，应依下列方式整理：
&&& (1) 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
&&& (2) 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
&&& (3) 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
&&& 44.档案分类。
&&& (1) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门分别区分，部门区别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
(2) 档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不够应用时应于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
&&& (3) 同一“小类”(或细类)的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。：
表13-12&&&&&&&&&&&&&&&&&& 表格登记单
自存、生管部
产品说明、规格订定
2.工程分析
3.品检标准
4.领退料单
自存、会计、生管
领退料名称、数量
5.原物料库存卡
原物料耗用状况
6.耗用月报表
自存、会计、生管
对帐、控制
原物料耗用状况
7.库存月报表
原物料耗用状况
8.制造通知单
自存、业务、生产部
原物料库存记录
9.生产进度表
制造说明、原物料说明
10.生产状况表
程序控制用
11.完工报告单
自存、经理室
原物料工时品质记录
12.品检日报表
自存、生管
各批品检状况
13.日检记录表
& (4)每一挡夹封面内页应设“目次表”。案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个“日次”编号为原则。
&&& (5)档号之表示方式如下：
&&& AlA2―B1B2C1C2Dl――ElE2
&&& A1A2为经办部门代号。B1B2为大类号。C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案日次。
& 42．档案名称及编号。
& (I)档案各级分类应赋予一名称．其名称应简明扼要．以能充分表示档案内容性质为原则．且有一定范畴，不宜笼统含混。
&&& (2)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进位阿拉伯数字表示；其位敷使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
&&& (3)档案分类各级名称经确定后．应编制“档案分类编号”．即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
&&& (4)档案分类各级编号内应预留若干空栏，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补用。
&&& (5)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
&&& 43．档号确定。
&&& (I)案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
&&& (2)案件如可归属前案．应查明前案的挡号予以同号编列。
&&& (3)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者．应先确定其主要类别，编列档号。
&&& (4)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写予案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
&&& Ⅲ．归档与挡案清理：
&&& 44．归档。
&&& (1)归档文件．应依目次号顺序以活页方式装订予相关类别的档夹内．并视实际需要使用“见出纸”注明日次号码，以便翻阅。
&&& (2)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称．以便查档。
& 45．保存期限。
& 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
(1) 永久保存：①公司章程；②股东名簿；③组织规程及办事细则；
④董事会及股东会记录；⑤财务报表；⑥政府机关核准文件；⑦不动产所有权状及其他债权凭证；⑧工程设计图；⑨其他经核定须永久保存的文书。
&&& (2) 10年保存：①预算、决算书类；②会计凭证；③事业计划资料；
④其他经核定须保存10年的文书。
&&& (3) 5年保存：①期满或解除的合约；②其他经核定保存5年的文书。
&&& (4) 1年保存：结案后无长期保存必要者。
&&& (5) 规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
&&& 46.档卷清理。
&&& (1) 管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，可予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表的附注栏内注明销毁日期。
&&& (2) 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。
&&& Ⅳ.调卷：
&&& 47.调卷程序。
&&& (1) 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”，经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调间。
&&& (2) 管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期的先后整理，以备稽催。
&&& (3) 于档案室当场借阅者，可免填“调卷单”。
&&& (4) 档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归人档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
&&& 48.调卷管理。
&&& (1)“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
&&& (2) 调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
&&& (3) 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。
&&(4)调阅案件限与经办业务有关者．如调阅与经办业务无关的案件，
应经文书管理部门主管同意。
& (八)机密文件
& 49．范咽。
& (I)生产设备设计图：具有专利性与独特性的机械设计图．以及生产设备布置网。
&&& (2)技术性的资料：独特技术性的操作标准、与外人技术合作或外人技术指导资料、产品配方、产品开发、改良或试验资料、国外现场实习报告及其他技术上属于机密性的资料。
&&& (3)业务性的资料：销售成本资料、市场情报、国外业务考察报告及其他业务上属于机密性的资料。
&&& (4)其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理的一切资料。
& 50．保管部门。
& (I)外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保存者。应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(剐)理室或总经理指定的部门为保管部门。
&&& (2)属技术、开发、工务、营业等部门自行建立的专业性机密文件．应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。
&&& (3)总管理处各部、室、中心的机密文件，属各该部门承办的专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。
&&& (4)各保管部门应指定々人经各公司总经理核定(总管理处由总经理核定)．负责机密文件收发、登记及归档等事务。
& 51．外来机密文件处理。
& (I)外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理窒机密文件保管人负，以“收(发)文登记单”一式五联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后．其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之规定流程处理。唯其递送均应亲自为之。不得假手他人。
&&& (2)若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时．应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。
&&& (3)主办人于文件处理期问，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时．则予每口上班以“文件传递记录卡”注明时间、用途由经办人签章后，“文件传递记录卡”由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班(或完工)时主办人应负责将街件收回．并于“文件传递记录卡”填注收回时间，由经办人签认后随“收(发)文登记单”第五联与密件一并归档。
&&& (4)密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。
&&& 52.自创的专业性机密文件处理。
&&& (1) 隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目的业务所建立的资料，应视同机密文件，依本章的规定办理。
&&& (2) 前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的“工作计划表”写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。
&&& 53.经办方式。
&&& (1) 经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅。
&&& (2) 经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。
&&& (3)经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管(专业性机密文件得呈厂、处长)核准后带出。
&&& (4)经办人如未能于规定期限内处理完毕，应于到期前签呈交办的主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。
&&& 54.归档。
&&& (1) 外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同“收(发)文登记单”第四、五联及“文件传递记录卡”送交保管人员签收，编定档号，依其类别登人“机密文件保管备查簿”，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。
&&& (2) 内部自行建立的机密文件，经办人办妥并经厂、处长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填人“机密文件送件单”，随文件送交保管人员编定档号并签收后，“机密文件送件单”退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登人“机密文件保管备查簿”。
&&& 55.档案整理。
&&& (1)保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填写“机密文件增列表”呈总经理(专业性者呈经理)校阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消毁机密性质的文件，造具“机密文件销毁表”呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般
文书办理归档.
13-13&&&&&&&&&&&&&&&& &&&本期报表发送记录：
类别：财务会计
报告提出日期
呈现送单位
1.现金收支表
隔日或翌月1日
2.营业报告表
4.资产负债表
(2) 保管人员应于每月底查对“机密文件增列表”及“出国计划书”或“工作计划表”，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。
&&& (3) 机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。
&&& 56.调卷。
&&& (1) 各部门需调阅机密文件时，除依第四十八条规定方式办理外，经办人填具“调卷单”注明调阅期限及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，方可调卷。
&&& (2) 保管人员接到经核准的“调卷单”，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。
&&& 57.副本。
&&& 机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于“机密文件保管备查簿”；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。
&&& 58.文件管理。
&&& 经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理规则第十四条或第三十六条的规定|义处：
&&& (1)世纪拆散原案显有弊端者。
&&& (2) 原案被污损、抽换、涂改或遗失者。
&&& (3) 擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。
&&& (4) 调卷逾期拒不归还而不申述理由者。
&&& (5) 擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。
&&& (6) 文件分办传递时，未以“文件传递记录卡”记载或未于分办当日
下班(或完工)时收回(缴回)妥藏者。
&&& (九) 附则
&&& 59.文件处理日数的统计。
&&& (1) 各收发人员根据“收(发)文登记单”第一联，业务接洽便函第一联(发文)及第四联(收文)分别造具“文件处理统计表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送经理核阅后存经理室备查(全公司的“文件处理统计表”应呈总经理核阅后存总经理室备查)，一份自存。
&&& (2) 处理日数计算标准：
&&& ①收文案件：自收文之日起至复文发出或文件归档之日止，所需日数扣除节假日后为实际处理日数。
& ②发文案件：自文件发出之日起至其销案之日止，所需日数扣除例假日后，为实际地处理日数。
&&& 60.文书用纸。
&&& (1)对关系企业外机构之行文以公文用纸为之。对客户或厂商行文须用印有公司名衔的书函。
&& &(2)关系企业内部各部门间的行文以“业务接治便函”为之，但公司间的行文亦须用公文用纸。
&&& (3)电报以电报专用纸。
&&& (4)签呈以签呈专用纸。
&&& 6l.文件处理的稽查。
&&& 各公司总经理室应不定期派员稽查各部门的文书处理情形并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理。
&&& 62.实施与修改。
&&& 本办法经营决策委员会通过后实施，修改时亦同。
⊙公文管理规定
&&& 1.本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
&&& 2.本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
&&& 3.各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
&&& 4.公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
&表13-14&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 表格申请表
& 申请单位
& 表格名称
& 表格编号
& 表格用途
& 表格眭质
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
本表自何表摘取资料
本表资料由保单位使用
使用本表后，需要废弃或修改何表
使用本表后，工作考核需否变动
使用本表后，工作考核能否便利
有否表格设计草稿
草稿设计人姓名
所有纸张各类与颜色
正本&& 份送
副本&& 份送
装订与归档方法
每月耗量估计
&&& 文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
&&& 5.公司发文的程序为：拟稿、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
&& 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。：
&&& 6.草拟公文应注意的事项。
&&& (1) 内容要符合国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
&&& (2) 反映情况要客观，实事求是。
&&& (3) 文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
&&& (4) 人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
7.各级领导对送来的公文要及时阅批，急件，当天批复；一般文件，三天内批复。
&&& 8.各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
&&& 9.公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正一二份送总裁办档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。
&&& 10.收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回归档。
&&& 1l.所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
&&& 12.公司发文，一定要由总裁办统一编号。
&&& (1)& 以公司名义对外发文，一律用×××字(××年)××号；
&&& (2) 公司监事会发文，用××监字(××年)××号；
&&& (3) 董事局发文，用××董字(××年)××号；
&&& (4) 董事局委员会发文，用x×董×字(x×年)××号；
&&& (5) 董事局委员会所属机构发文，用××董××字(××年)××号；
&&& (6) 其他管理部门的发文，用×××字(××年)××号。
&&& 13.董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。
&&& 14.红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。
⊙公文处理实施细则
&&& (一)　总则
&&& l.为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制本实施细则。
&&& 2.各部门的公文，是传达贯彻国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。
&&& 3.各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。
&&& 4.公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。
&&& 5.各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。
&&& (二) 公文种类
&&&& 6.公文种类。
&&& (1) 请示：
& 请上级指示和批准，用“请示”。
&&& (2)报告：
& 向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
&&& (3)指示：
& 对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
&&& (4) 布告、公告、通告：
&&&& 对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
& 向国内外宣布重大事件，用“公告”。
& 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
&&& (5) 批复：
& 答复请示事项，用“批复”。
&&& (6) 通知：
&&& 传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
&&& (7) 通报：
&&& 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
&&& (8) 决定、决议：
&&& 对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
&&& 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
&&& 9.函：
&&& 平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
&&& 10.会议纪要：
& 传达会议|义定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
&&& (三)公文格式
7.公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。
& (1) 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。
&&& 除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
&&& (2) 向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。
&&& (3) 发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
&&& (4) 公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。
&&& (5) 公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
&&& (6) 收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。
&&& (7) 文字一律从左至右横写横排。
&&& 8.公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。
&&& 9.对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。
&&& 10.对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。
&&& 11.内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。
&&& 12.各单位一般不越级行文。在特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。
&&& 13.向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。
&&& 14.按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。
&&& 15.发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
&&& (四).公文处理程序
&&& 16.收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
&&& (1)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。
&&& (2) 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
&&& (3) 凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。：办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。
&&& 各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
&&& (4) 加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。-
表13-15&&&&&& &&&&&&&&&表格请印申请单
& 第一联 请印单位存& 第二联 存采购单位& 第三联 存总务部门
联数及分送单位
式&&& 联，第1联：
□依旧格式印刷品& □信附样印刷
□需&&&&& □否
(5) 领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
&&& 17.发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
&&& (1) 草拟公文的要求：
&&& ①要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。
&&& ②情况要确实，观点要明确，文字要精炼，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
③引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
&&& ④草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
&&& ⑤数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
&&& ⑥章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“l”，第四层为“(1)”。
&&& ⑦不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
&&& (2) 公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。
& 审核的重点：
&&& ①是否需要行文。
&&& ②是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。
&&& ③提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
&&& ④处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
&&& ⑤文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
&&& 审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的．要重新抄正。
&&& (3) 公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。
&&& (4) 公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
&&& (5) 签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
&&& (6) 公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。
&&& 打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。
&&& (7) 公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错误，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。
&&& 18.公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。
&& (五)文件的管理
&&& 19.各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。
&&& 文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。
&&& 20.各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。
&&& 2l.没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销售。
&&& 本细则从××××年××月××日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。
　⊙文书档案立卷归档制度
&&& (一)总则
&&& l.为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
&&& 2.归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
&&& 3.公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
&&& (二).文件材料的收集管理
&&& 4.坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
&&& 5.凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
&&& 6.一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
&&& (1) 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
&&& (2) 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会|义费用。
&&& 7.各部门专(兼)职文书的职责。
&&& (1) 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
&&& (2) 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
&&& (3) 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
&&& (三) 归档范围
&&& 8.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
&&& 9.上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
&&& lO.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
&&& 11.本公司的请示与上级机关的批复。：
&&& 12.本公司反映主要职能活动的报告、总结。
&&& 13.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
&&& 14.信访工作材料。
&&& 15.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
&&& 16.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
&&& 17.本公司职工、工资、福利方面的文件材料。
&&& 18.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
&& (四) 平时归卷
&&& 19.各部门都要建立、健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
20.各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
&&& 2l.公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。：
&&& 22.专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文件登记簿上注明。
&&& (五)立卷、案卷质量要求
&&& 23.为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配台，档案室文书档案员负责组卷、编目。
&&& 24.案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
&&& 25.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
&&& 26.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
&&& 27.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复立年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
&&& 28.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
&&& 29.卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
&&& 30.永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
&&& 3l.有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
&&& 32.案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
33.案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
& 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
&&& 34.案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封氏(含备考表)，以案卷号排列次序装人卷盒，置于档案柜内保存。
&&& 35.本制度自印发之日起实施。
⊙声像档案管理办法
&&& (一)　总则
&&& 1.为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
&&& 2.本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会和公可有保存价值的录青、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
&&& 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等和文字说明两部分组成。
&&& 3.声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
& (二) 声像档案资料的收集
&&& 4.收集范围。
&&& (1) 反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
&&& (2) 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
&&& (3) 本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
&&& (4) 涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
&&& (5) 其他单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
&&& (6) 其他具有保存价值的声像资料。
&&& 5.收集时间。
&&& (1) 声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
& (2) 档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
&&& 6.收集要求。
&&& (1) 录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
&&& (2) 接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
&&& (3) 声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
&&& 7.声像档案资料的征集。
&&& 档案部门有责任随时征集重要声像资料。
&&& 8.声像档案费用的报销。
&&& 本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
&&& (三) 声像档案的管理
&&& 9.声像档案的整理，包括分娄、组合、排列和编目，使其系统起来，
便于保管和利用。
&&& 10.声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
&&& 11.分类、编号。
&&& (1) 照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号一流水号。
&&& (2) 录音带、录像带、摄像带按年代一问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
&&& (3) 编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号／(档案形态)档号。
&&& 12.保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
&&& 13.文字说明的编写。
&&& (1) 文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
&&& (2) 编写文字说明的要求：
&&& ①准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
&&& ②照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明；
&&& ③文字简洁、语言通顺；
④时间用阿拉伯数字表示。
14.编制格式。
&&& (1) 照片编制采用横写格式。其格式为照片／底片号一文字说明一参见号摄制时间摄制者。
&&& (2) 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
&&& 15.案卷要求。
&&& (1) 将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
&&& (2) 卷内目录：
&&& ①照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
&&& ②录音带、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
&&& (3) 卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
&&& 16.编目。
&&& 声像档案的著录依照GB《档案、著录规则》进行。
&&& (四) 声像档案的保管
&&& 17.声像档案入库前要进行检查，对巳被污损的，要进行必要的技术处理。
&&& 18.保管条件。
&&& (1) 底片、胶片库温度应保持在13一15℃之间，相对湿度应保持35％--45％；&&&
&&& (2) 照片库温应保持14-24％，相对湿度应保持37 5％--67 5％；
&&& (3) 录音带、录像带库温应保持1 8 24％，相对湿度应保持40％一60％。
&&& 19.底片册、录音、录像带、摄像带应立放；磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
&&& 20.对库存的照片档案，要两年检查一次。
&&& 2l.归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
&&& 22.建立、健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。
表13―16&&&&&&&&&&&&&& 表格使用状况调查表
送：&&& 送出单位
表格管制单位
名称（如今新表请简要解释）
作用此表之其他部门
表格内容有关事项
此表目的及用途：
是否送出厂外
&&&&& □是&& □否
能否用透用明窗信封？
&&&&& □是&& □否
对现行程序的影响（说明改变或增加之处）
资料来自何处的（注出表号）
资料送往何处（注出表号）
此表将设计将影响其他何表&&& 有何其他表需重加设计&&& 与何表同时参以使用
可以取代何种表（注出表号）
何表&&& 作废（注出表号）
现有废表之处理
□销毁□新表未使用前仍继续使用□通知已领出者使用完为止
其他处办理
□铅笔& □钢笔& □复写&& □打字
其他填写方式（如系机械、注明名称及型式牌）
特殊装订所需级边或印刷留纸边
□在办公室内用& □在工场或库房使用&& □在室外用
领用情形&&& 其他&&& 副本数量
□每日&&& □每周&&& □每月
使用此表需增添新设备，如需要请注明并估计费用
□是&&&&& □否
副本送递单位数
副本送递单位名称（必需用之单位）
保存时间（月、年）
处理时间（每月、每月、极少）
每一单位如何填写
填写日期及编号等等
盖图记等等
（1）（原）
表格需用量
需印连续号码否，请说明
□是&&& □否
□是&& □否
年量 □张 □份& 份期交货□月数及数量
&&&& □本&&& □册
第一次用量
□永久& □临时（多久时间）
特殊事项（不够填写时，请用背面）
申请人& 日期&& 审核人& 日期&& 批准人&& 日期
(五) 声像档案的开发利用
&&& 23.编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
&&& 24.建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
&&& 25.具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
&&& 26.声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
&&& 27.在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或与专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。
表13―17&&&&&&& &&&&&&&&表单填写说明书
&&& 机密等级
口甲口乙口丙&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 计划填写日期
各联用途说明
□月报表□日报表□记录表□联络表
□分析表□定期报表□不定期报表□记录卡
表格需用量
需印连续号码否，请说明
□是&&& □否
□是&& □否
年量 □张 □份& 份期交货□月数及数量
&&&& □本&&& □册
第一次用量
□永久& □临时（多久时间）
特殊事项（不够填写时，请用背面）
申请人& 日期&& 审核人& 日期&& 批准人&& 日期
(五) 声像档案的开发利用
&&& 23.编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
&&& 24.建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的
机密程度，确定利用范围。
&&& 25.具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专
利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给
原移交单位，档案馆收取保管费。
&&& 26.声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管
领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单
位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有
偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
&&& 27.在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展
览会，编辑综合性或与专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像
表13―17&&&&&&&&&&&&&&& 表单填写说明书
&&& 机密等级
口甲口乙口丙&&&&&&&&& &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&计划填写日期
各联用途说明
□月报表□日报表□记录表□联络表
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