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Word排版实例与技巧
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Word排版实例与技巧&
第1章Word&文书排版&
在日常生活和工作中，我们经常要用到会议通知、介绍信、邀请函、招标书、各种各样的合同、项目企划书和市场分析报告等。这实际上都是文书处理工作。如何制作一个文档，让读者在接受版面信息的同时，获得美的感觉和艺术的感染，从而吸引更多眼球，这就需要作者具有排版的技巧。所谓排版，就是在有限的版面空间里，将版面构成要素（文字、图形、、表格、线条和色块）根据特定内容的需要进行组合排列，把构思与形式直观地展现在版面上，使之符合人们的审美要求。本章主要介绍一些文书排版技巧和实用技能，以满足大家不同的需求。&1.1&经验技巧&
1.1.1&Word&中巧选文本内容&
在平时使用中，有几个特别的快捷键可以加快选取：&Shift+Home&：使光标处选至该行开头处。&Shift+End&：从光标处选至该行结尾处。&Ctrl+Shift+Home&：从光标处选至文件开头处。&Ctrl+Shift+End&：从光标处选至文件结尾处。&
Shift+&移动光标：逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）。&
Shift+Alt+&鼠标左键单击：可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。&&提示：在选取时还可利用&&F8&&键来进行快速选取。&
具体操作方法是：先按&&F8&&键激活系统内置的&扩展选取&模式（窗体状态栏的&扩展&会由灰变成黑色），然后按&&F8&&键便可选择光标位置后的一个字符，若再按一次&&F8&&键则可选择光标所在位置的整行字符，再按一次便可选择光标所在的整段字符，再按一次选择整篇文章。&
如果结合其他键还可实现更多功能，如，与方向键配合使用可灵活选择文本内容；而与编辑键（光标键上面的那些键）配合使用，则可更方便地进行选取，如按下&&Home&&键或&&End&&键，则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。如果按住&&Ctrl&&键再按下这两个键，则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按&&PageUp&&键或&&PageDown&&键，则是按上、下页选择文本。在使用完并要取消扩展模式时，只需按一下&&Esc&&键即可。&1.1.2&Word&中合并文件&&
在编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开原文件对内容进行复制，然后再转入新文件进行粘贴外，还有一个更好的方法进行。&1．打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择&工具&比较并合并文件&选项。
在制品价值&&&&借款&&&&原料库存&&&&股本&&&&物料库存&&&&
&&累积盈余&&&&
其他&&&&合计&&&
小计&&&&存货类别&原料&物料&在制品&&
制成品&固定资产&&
折旧费&&&&本期进库&&&&&&&存出保证金&&&&
&&&&&暂存款&&&&本期结存&&&&&&&其他&&&&本期出库&&&&&&&小计&&&&生产耗用&&&&&&&合计&&&
其他耗用&&
第3章&&简历排版&
即将面临就业，对每个毕业生而言，最当务之急的事情恐怕就是制做一份个人简历了。个人简历是自己学习生活的简短集锦，也是求职者自我评价和认定的主要材料。它是一扇窗户，能使用人单位透过它了解到求职者的部分情况，也能激起用人单位与求职者进一步接触的浓厚兴趣。&
3.1制作个人简历应注意的问题&1.&个人简历要求&
（1）个人简历一定要写得充实，有内容，有个性。至少能在一定程度上反映出毕业生的真实情况来。&
（2）个人简历有一、二页即可，不可太长。简历的格式应便于阅读，有吸引力。并使人对自己和自己的目标有良好的印象。在简历中要充分展示你的专业特长和一般特长，强调过去所取得的成绩，最好能写出三种以上的成绩和优点，并且要讲究材料的排列顺序。&（3）一般而言，白纸黑字应该是个人简历的最佳载体。打印排版时，注意间隔及字体的常规性，同时注意语法、标点及措辞，避免错别字的出现。&
2.简历排版设计&
在简历排版上，一定要杜绝错别字，左右两边留出足够空间，不能排得太满，字号常使用12号左右的字，字体的种类不要太多，正文的中文字体选用&宋体&，英文字体选用&&Time&New&Roman&,纸质材料用一般的白色打印纸。&（1）封面和正文的版式设计&
封面和正文的设计风格要保持一致，应选用一些富有朝气的剪贴画或安排在封面，不仅能美化版面，还增强简历的可阅读性。&（2）正文格式&
标题主要选中&黑体&，文本正文的主要选用&宋体&和&Time&New&Roman&称呼要顶格，内容要首行缩进2字符，姓名和日期靠右对齐。&（3）表格格式&
表格具有清晰明了，便于阅读等特点，因此常使用表格编辑个人简历页面。在这个表格中，姓名必须放在第一格，在右上角空出一寸照片的位置。表格居中显示并占满整个页面为宜，表格内文字使用&宋体&、&五号&字，行内字数相差不太多的情况，应统一他们的行距。&3.2&简历制作实例&3.2.1设计简历封面&
1.页面设置：大小&A4&纸，上边距3.5厘米，下边距2厘米，左右边距2厘米。&2．插入图片:单击工具栏上的&插入图片&按钮，插入ying.jpg文件。&
(1)设置图片格式：双击图片，在&设置图片格式&对话框中，选中&版式&标签，选中&衬于文字下方&；在&大小&标签中，首先取消对&锁定纵横比&的勾选，然后设定高度为&13.3厘米&，宽度为&21.1厘米&，单击&确定&按钮。&
（2）绘制一个高&1.5厘米&，宽&21.1厘米&的矩形，填充颜色为&浅橘黄&，无线条颜色。将其放置在图片的下面。&
（3）绘制一个高和宽都为&0.75厘米&的正方形，填充为&白色&&，&复制6个，共七个，放在矩形上的右下角。&
（4）绘制一个高度为&14.58&厘米，宽度为&17.5&厘米的矩形，设置为&无填充色&，线条颜色为&浅橘色&，线型为&2.25磅&。&
（5）绘制一个&3厘米&&的&浅橘黄&的正方形，将它放置在封面的右下角。&
（6）绘制一个&1.2厘米&的正方形，放置在&浅橘黄&的正方形上面，选中这个正方形，单击&填充颜色&右边的下拉箭头，从中选择&填充效果&命令，在&图片&标签中单击&选择图片&按钮，插入&ying.jpg文件&。&（7）选择多个对象，将它们组合在一起。&
（8）插入艺术字&个人简历&，字号60，任选。将艺术字设置为&浮于文字上方&，填充颜色为&红色&，移动到鹰的下方。&
（9）最后，输入求职者的个人信息并设置好字体、字号和间距。&3．设置效果如图3-&1。&&&
图3-&1&封面设计效果&3.2.2制作简历内文版式&
内文版式应与封面设计相协调，整个布局应相互统一。本简历在内文的&页眉和页脚&处添加一些与封面相协调的图形和文字。&
在封面的最后一段文字的后面按下回车键，显示第二页。由于封面和内文不同，此时，打开&页面设置&对话框，在&版式&标签下勾选&首页不同&选项。&
从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入&页眉和页脚&编辑状态。可以去掉页眉中的横线。要成功去除页眉中的水平线，必须先选中页眉中的段落标记。&
从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令，显示&边框和底纹&对话框，如图3-&2所示。
摘要是报告、论文的内容不加注释和评论的简短陈述，一般以200&300字为宜。摘要位置一般在署名下空一行处。摘要应作为一段文字排列，字体用仿宋或楷体等与正文区别，开头空两格，段落两端一般各缩进两字间距，&摘要&两字常用黑体加方括号标在段落开头。&4、关键词&
每篇报告、论文选取3&8个词作为关键词，另起一行，排在摘要下方，字体字号及&关键词&三字排法与摘要相同。每个关键词间一般用分号或空格区别，末尾不加标点。&5、正文&
正文字体一般用宋体，字号大多用五号或小四号，每个段落开头空两格（包括各层标题）。行间距一般在3毫米左右（Word中一般用1.5倍行距）。&
正文中的层次标题一般前二级或前三级字体要有变化，如一级标题用黑体，二级标题用楷体，三级标题用仿宋体等。一级标题字号常用大一号或大半号排版，大的层次间还可用空一行排版。各层次标题若用阿拉伯数字连续编码，如&1&，&1.2&，&3.5.1&等，则各层次的标题序号均左顶格排写。&6、注释与参考文献&
&注释&与&参考文献&标题字体字号一般同一级标题，具体注释与参考文献内容字号一般比正文缩小半号或一号排版。&4.1.3其他排版应注意的事项&
1.如果论文页码不多，前置部分并不一定要有，或只加个封面即可。&2.封面、标题等不要太花哨，一般以简洁大方为好。&3.如果论文很厚实，可考虑正反面排版打印。&
4.页码较多的论文，可考虑用页眉标注论文标题及层次标题，如单页用文章标题，双页用层次标题。&
5.不管论文长短，页码均需标注。页码标注由正文的首页开始，作为第1页，可以标注在页眉或页脚的中间或右边。论文的前置部分、封三和封底不编入页码。&6.封底底色与封面一致为好，若用底图则与封面应有相关性。&
7.若用订书钉装订，两枚钉应分别居于上下沿四分之一处，左缩进1厘米处。&4.2经验技巧&
4.2.1&图表和公式的自动编号&
在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图1－1，表2－1，公式3－4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的第一张图（图2－1）前插入一张图，则原来的图2－1变为2－2，2－2变为2－3，&，更
糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如&流程图见图2－1&。如果图很多，引用也很多，手工修改这些编号是一件费劲的事情，而且还容易遗漏！表格和公式存在同样的问题。&
可以让Word对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用。&
自动编号可以通过Word的&题注&功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为&图1－&&。将图插入文档中后，选中新插入的图，在&插入&菜单选&题注&，新建一个标签&图1－&，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击&编号&修改），位置为所选项目下方，单击&确定&后Word就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如&页面设置&，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。&
在文档中引用这些编号时，比如&如图1－1所示&，分两步做。插入题注之后，选中题注中的文字&图1－1&，在&插入&菜单选&书签&，键入书签名，点&添加&。这样就把题注文字&图1－1&做成了一个书签。在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方（上例中是&如&字的后面），在&插入&菜单选&交叉引用&，弹出对话框中引用类型选&书签&，&引用内容&为&书签文字&，选择刚才键入的书签名后点&插入&，Word就将文字&图1－1&插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了，不用再做书签。&
这样就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注&图1－1&改为&图1－2&，文档中的&图1－1&也会自动变为&图1－2&。&表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。&公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为&嵌入式&（Word默认），光标放在公式之后，不要（注意是&不要&）选中公式，在&插入&菜单选&题注&，由于没有选中项目，所以&位置&一项为灰色，新建标签&公式1－&，点击&插入&，Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末。&提示：&&?&
题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不那
么舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。&?&书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知&图&。&
图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引
用文字，在弹出的菜单中选&更新域&。关闭文档再打开Word会更新所有的域。&&4.2.2特殊公式的输入与排版&
在论文中可能会经常用到公式，按常规的输入方法是不能输入的，但使用&公式编辑器&就可以很轻松的完成公式的输入。&1．公式编辑器&
单击&插入&|&对象&命令，在对象类型中找到&Microsoft&公式&3.0&，单击&确定&按钮，在文档中就插入公式编辑窗口。如图4-1。&&&
图4-&1公式编辑器&
2．&公式编辑器&工具栏的组成&
创建公式主要是由&公式编辑器&工具栏来完成的，先来认识一下它吧：&公式编辑器&工具栏的组成如图4-2所示，在工具栏上排列着两行共19个按钮，将鼠标箭头停留在按钮上，会自动显示各按钮的提示信息。&3．公式的创建&
下面以如下所示函数为例，说明一下利用&公式编辑器&创建公式的过程。&&&
启动&公式编辑器&，从键盘上输入&y=&，再从工具栏上的&分式和根式&中插入&二次根式&，在模板的插槽中输入对数符号&log&。现在需要输入对数的底二分之一了，因为二分&之一在下标的位置，所以先从工具栏的&上标和下标&模板中插入&下标&模板，要输入分式，还要在&下标&插槽中再插入一个&分式&模板，这样就形成了嵌套，现在可以在&分式&模板的分子、分母上分别输入数字&1&和&2&了，完成了对数底的输入。接下来切记先用键盘上的向右光标键移动插入点，退出&下标&插槽，然后再输入英文字母&x&，接着插入一个&上标&模板，在插槽中输入数字&2&，完成了&x2&的输入，这样整个函数就制作完成了。&4．公式实例分析&
经过前面的介绍，对&公式编辑器&的应用也略知一二了，其实它不仅能制作数学公式，制作化学方程式也是游刃有余的，下面我们就以中学化学中硝酸的分解方程式为例(如图4-3所示)，介绍一下如何应用&公式编辑器&。&&&
图4-&3方程式&制作过程如下：&
（1）将&公式编辑器&的&样式&切换到&文字&样式，尺寸为&标准&状态。&（2）用键盘输入数字和元素符号，用大写的英文字母表示元素符号，对于下标的数字可以应用工具栏上的&下标和上标模板&制作，这样即可快速完成分子式HNO3、NO2、O2和H2O的输入。&&&
图4-&4中间形式&
（3）从工具栏中的&箭头符号模板&中选择一个&向上箭头符号&当作气体上升符号。
（4）在分子式HNO3和NO2之间插入&底线和顶线模板&中的&双线顶线模板&，在模板插槽中输入&或光照&三个字。&
（5）从工具栏的&希腊字母(大写)&符号中选择&△&符号，使其作为加热符号，插入到方程式的最后端，至此对方程式的制作形成了如图4-4所示的初步结果。&
（6）接下来就是对方程式进行调整了，主要利用的是&公式编辑器&提供的&微移&命令，选中整个&双线顶线模板&，按着&Ctrl&键不放，再按下光标键中的向下键，模板向下移动，直至让双线(即等号)垂直居中。同样采用&微移&方法，利用&Ctrl&键和光标键，将&△&符号移动至等号的正上方，这样&△&就正式成为了加热符号。若对某方面不满意的话还可继续进行微调，整个方程式就这样制作完成了。&操作中应该注意的问题&
（1）制作下标时您可能首先想到的是插入&下标模板&，如果下标出现的次数比较多，这样要不断地进行鼠标和键盘的切换，可以试试先将下标的数字正常输入，再集中设置下标的方法：选中数字后，单击工具栏上的&尺寸&下标&命令，再重复几次所有下标就可以搞定了。&提示：&
若下标后面还有气体上升或沉淀下降等符号，要先将这些符号都输入好后再设置下标，否则会出现麻烦哦。&
（2）在设置加热符号时，&△&符号最终到达了它的目的地，但现在你再选中&△&符号，咦？怎么找不着位置了？插入点有点乱了。其实，当时将最后面的&△&符号&微移&到了等号的上面，表面上看，&△&不在方程式最后端了，实际上它还是位于方程式最后端。如果这里没有搞明白，以后如果编辑、修改时用鼠标选中&△&可就困难了，试着用&Shift+光标&键吧。&
提示：对于公式经过&微移&处理后的元素，&管理&它们的原则是：从哪儿里来还归哪儿管。&
（3）在等号的制作中，若不书写反应条件，可从键盘上直接输入等号&抵挡&一阵，若需加上反应条件，还是应该利用前面介绍的方法。&4.3实例制作&
报告要求的格式是：A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。&4.3.1设置纸张和文档网格&
从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示&页面设置&对话框，选择【纸张】选项卡，通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从&纸张大小&中选择相应类型的纸即可。&
很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。&
考虑到阅读报告的方便，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。&
在&页面设置&对话框中选择&文档网格&选项卡，选中&指定行和字符网格&，在&字符&设置中，默认为&每行39&个字符，可以适当减小，例如改为&每行37&个字符。同样，在&行&设置中，默认为&每页44&行，可以适当减小，例如改为&每页42&行。这样，文字的排列就均匀清晰了。&4.3.2设置样式&&
样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的&格式&往往指单一的格式，例如，&字体&格式、&字号&格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。&
样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。&
从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图4-&5所示。要注意任务窗格底端的&显示&中的内容，在图4-&5中，&显示&为&有效格式&，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，&加粗&为格式，&标题1&为样式，&标题1+居中&为样式和格式的混合格式。为了清晰地理解样式的概念，可在如图4-&5所示的&显示&下拉列表中选择&有效样式&将只会显示文档中正在使用及默认的样式。&&&
图4-&5样式和格式&
&正文&样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用&正文&样式。很多其他的样式都是在&正文&样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此&正文&样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于&正文&样式的其他样式的格式。&
&标题1&~&标题9&为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。&
现在，规划一下文章中可能用到的样式。&
a.&对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用&标题1&样式，章节中的小标题，按层次分别采用&标题2&~&标题4&样式。&
b.&文章中的说明文字，采用&正文首行缩进2&样式。&c.&文章中的图和图号说明，采用&注释标题&样式。&4.3.3录入文字&&
首先，录入文章第一部分的大标题，注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击&标题1&样式，即可快速设置好此标题的格式。&&
&用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。&
在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。&
将鼠标指针移动到任务窗格中的&标题1&样式右侧，单击下拉箭头，选择【修改】命令。显示&修改样式&对话框，如图4-&6所示。&&&&&&
图4-&6修改样式&
单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示&自定义键盘&对话框。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在&请按新快捷键&设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。&如图4-&7。&&&
图4-&7设置快捷键&
用同样的方法为其他样式指定快捷键。
现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。&
文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，&标题1&样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。&
将鼠标指针移动到任务窗格中的&标题1&样式右侧，单击下拉箭头，选择【修改】命令。显示&修改样式&对话框，如图4-&6所示。选中&自动更新&选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了&标题1&样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改&标题1&样式的格式。&
选中采用了&标题1&样式的某段文字，然后利用&格式&工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用&标题1&样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。&4.3.4查看和修改文章的层次结构&
从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。&4.3.5对文章的不同部分分节&
文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。&
正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。&
定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示&分隔符&对话框。选择&分节符&类型中的&下一页&，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。&用同样的方法对文章的其他部分分节。&
对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录，然后分别在&目录&文字前和大标题文字前插入分节符。&
如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击&显示/隐藏编辑标记&按钮&，即可查看隐藏的编辑标记。在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。&
4.3.6为不同的节添加不同的页眉&
利用&页眉和页脚&设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。&
设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入&页眉和页脚&编辑状态。&如图4-&8。&&&
图4-&8页眉和页脚&
注意在页眉的左上角显示有&页眉&&&第1节&&&的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在&页眉和页脚&工具栏中单击&显示下一项&按钮&，显示并设置下一节的页眉。&
第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击&显示下一项&按钮。&
第3节的页眉如所示，注意页眉的右上角显示有&与上一节相同&提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。如图4-&9。&&&
图4-&9页眉设置&
&在&页眉和页脚&工具栏中有一个&链接到前一个&按钮&，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消&同前&设置，这时页眉右上角的&与上一节相同&提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。&
此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为&同前&，即与第3节相同。&在&页眉和页脚&工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。&4.3.7在指定位置添加页码&&
通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。&&
按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入&页眉和页脚&编辑状态。&
在&页眉和页脚&工具栏中单击&在页眉和页脚间切换&按钮&，显示页脚区域。&&注意在页脚的左上角显示有&页脚&&&第1节&&&的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在&页眉和页脚&工具栏中单击&显示下一项&按钮&，显示并设置下一节的页脚。&
第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击&显示下一项&按钮。&第3节的页脚如图4-&10所示，注意页脚的右上角显示有&与上一节相同&提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。&&&&
图4-&10页脚设置&
单击&同前&按钮设置，这时页脚右上角的&与上一节相同&提示消失，这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。&
从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示&页码&对话框，如所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示&页码格式&对话框，如图4-&11所示。默认情况下，&页码编排&设置为&续前节&，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在&页码编排&中设置&起始页码&为&1&，这样就与前面节是否有页码无关了。&&&&&&
图4-&11插入页码&
&第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为&同前&，而且页码格式默认设置均为&续前节&，将会自动为每一节编排页码。&
在&页眉和页脚&工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。&4.3.8插入目录&&
最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如&标题1&~&标题9&样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。&
定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示&索引和目录&对话框，单击&目录&选项卡，如图4-&12所示。&&&&
图4-&12插入目录&
在&显示级别&中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自&标题1&~&标题9&样式的，它们分别对应级别1~9。&
如果要设置更为精美的目录格式，可在&格式&中选择其他类型。通常用默认的&来自模板&即可。&
单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以&域&的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。&
当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择&更新域&命令，显示&更新目录&对话框，如图4-&13所示。如果只是页码发生改变，可选择&只更新页码&。如果有标题内容的修改或增减，可选择&更新整个目录&。&&&
图4-&13更新目录&4.3.9小结&
至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。&&采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。&&
对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。&&4.4杂志和书刊的制作&
4.4.1&杂志和书刊的编排的特点&&&
图4-&14格式要求&
杂志和书刊的编排难点很多，主要有以下几个特点：&?&正反面打印或印刷&
?&如果杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。&?&奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上，如图4-&14所示。&?&
对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页（奇数页），如图4-&14所示中的目录
和第1章首页。&?&
如果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页（偶数页），
如图4-&14所示中的目录左侧的页和第1章首页左侧的页。&?&
奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示文章或书名，奇数页显示本章标题，如
图4-&14所示。&?&每一章的首页都没有页眉，如图4-&14所示。&
目录和正文部分采用不同的页码格式，（例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数
字），并且都从1开始编号。&4.4.2&实例制作&
双面打印的复杂报告。这份报告要求的格式将完全按照上述所列的杂志或书的特点进行设计。&
1．预留装订线区域&&
为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字，可以预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示&页面设置&对话框，选择【页边距】选项卡，如图4-&15所示。&&&
图4-&15设置装订线区域&
在&页码范围&中，设置&多页&为&对称页边距&；在&页边距&中，设置&装订线&为&2厘米&，并可预览效果；在&预览&中设置&应用于&为&整篇文档&。&2．设置节和页眉页脚&&
文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节，现在需要将节和页眉页脚进一步设置。在&页面设置&对话框中选择&版式&选项卡，如图4-&16所示。&&&
图4-&16设置不同页眉页脚&
在&节&中选择&节的起始位置&为&奇数页&，这样可以让每一节都从奇数页开始，从而让每章的首页位于奇数页。在&页眉和页脚&中选中&奇偶页不同&和&首页不同&，这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚，并使其内容不同。在&预览&中选择&应用于&为&整篇文档&。&3．添加不同内容的页眉&
在添加页眉时，只要充分理解了分节的作用，就能快速设置出复杂的页眉。设置页眉和页脚时，从文档开始位置设置不容易出错。&
进入页眉和页脚编辑状态，首先会显示第1节的首页页眉，这是封面的页眉，无需设置。第2节目录同样无需设置页眉。在&页眉和页脚&工具栏单击&显示下一项&按钮，显示第3节的首页页眉。第3节的首页页眉右侧显示&与上一节相同&，表示与上一节的首页页眉相同，每一章的首页同样无需设置页眉。&
在&页眉和页脚&工具栏单击&显示下一项&按钮，显示第3节的偶数页页眉。在本文档中，这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有偶数页页眉（例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现偶数页页眉），就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。在&页眉和页脚&工具栏单击&链接到前一个&按钮，使&与上一节相同&消失。在页眉处输入本文档的大标题（一般是杂志名或书名），并使其左对齐。&在&页眉和页脚&工具栏单击&显示下一项&按钮&，显示第3节的奇数页页眉。在本文档中，这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有奇数页页眉（例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现奇数页页眉），就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。在&页眉和页脚&工具栏单击&链接到前一个按钮，使&与上一节相同&消失。&奇数页的页眉要显示每章的标题，如果按照常用方法，可以录入标题内容，但是，必须在以后的每一节录入不同的标题，比较麻烦。&利用插入域的方法，可以一次性设置好所有奇数页的标题，并使标题自动采用该节的标题。注意到每一章的标题都采用了&标题一&样式，可以用一个域引用&标题一&样式，这样就能自动根据当前节的&标题一&样式显示它所对应的文字内容，无需反复录入。&
定位到页眉中，从菜单选择【插入】|【域】命令，显示&域&对话框，如图4-&17所示。&&&
图4-&17&域&对话框&
在&域名&中选择&StyleRef&域，并在&样式名&中选择&标题一&样式，表示引用&标题一&样式中的文字。单击【确定】按钮后，即可将本节&标题一&样式对应的文字插入页眉，设置页眉右对齐。
在&页眉和页脚&工具栏连续单击&显示下一项&按钮，显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉，此时都保持默认设置即可，让每个页眉都与上节相同。其中奇数页页眉会根据当前节的&标题一&样式所对应的文字的变化自动改变。在&页眉和页脚&工具栏单击&关闭&按钮，退出页眉和页脚编辑状态。&4．去除页眉中多余的水平线&
在文档的首页页眉中会注意到，虽然没有文字，却保留了一条水平线。可以去除这条多余的水平线。参见第3章3.2.2。&5．添加不同类型的页码&
在杂志和书中，目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如，目录的页码用罗马数字I，II，III，IV等，章节的页码用阿拉伯数字1，2，3等。要实现这样的页码编排，同样要借助分节来实现。&
进入页眉和页脚编辑状态，在&页眉和页脚&工具栏单击&在页眉和页脚间切换&按钮&，切换到页脚，显示第1节首页页脚。&
第1节是封面，不需要添加页码，在&页眉和页脚&工具栏单击&显示下一项&按钮，显示第2节的首页页脚。第2节是目录，需要添加罗马数字的页码。在第2节首页页脚的右上方显示&与上一节相同&，表示与第1节首页相同，显然，需要断开和第1节之间的链接。在&页眉和页脚&工具栏单击&链接到前一个&按钮，&与上一节相同&提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示&页码&对话框，如图4-&18所示。&&&
图4-&18&页码&对话框&
选择&对齐方式&为&外侧&，并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中&首页显示页码&。有些书籍在每章的首页不显示页码，如果是这种情况，也可以不选中此选项。单击&格式&按钮，显示&页码格式&对话框，可设置页码的格式和起始编号，如图4-&19所示。&&&
图4-&19页码格式&
在&数字格式&中选择罗马数字格式&I，II，III，&&，在&页码编排&中选择&起始页码&为&I&。单击【确定】按钮结束设置。&
如果目录较长，在目录的第2页会显示偶数页页脚，其中将自动采用罗马数字格式，无需再进行设置。在&页眉和页脚&工具栏单击&显示下一项&按钮，显示第3节的首页页脚，第3节的首页页脚会显示&与上一节相同&提示文字。在&页眉和页脚&工具栏单击&链接到前一个&按钮，&与上一节相同&提示文字消失。在&页眉和页脚&工具栏单击&设置页码格式&按钮，显示&页码格式&对话框，在&数字格式&中选择&1，2，3，&&，在&页码编排&中选择&起始页码&为&1&。设置完毕，后面的所有节都会延续页码的设置和编号。
6．双面打印设置&
文档需要双面打印时，可以有多种设置和打印方法。&?&
手动双面打印&
从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示&打印&对话框，如图4-&20所示。&&&
图4-&20&打印&对话框&
选中&手动双面打印&，其他设置保持默认值。当开始打印时，打印机会在打印完一面后提示换纸，将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面。手动双面打印的方法比较麻烦，适合打印纸张很少的情况。&?&
分别打印奇数页和偶数页&
如果先打印所有的奇数页，再在所有奇数页的背面打印偶数页，就能比较快速地完成双面打印。从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示&打印&对话框，如图4-&21所示。&&&
图4-&21奇数页打印&
在&打印&中选择&奇数页&，并单击【确定】按钮开始打印。打印时，通常会将纸匣中最上面的纸先送入打印机。&打印完毕，会得到按1，3，5&&顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣，一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印，第1张送入打印机的纸不是第1页，而是页码最大的纸。还需要注意纸张方向，不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外，打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印，需要注意Word文档中最后一页的页号。如果最后一页的页号为偶数，直接将所有的奇数页放入纸匣；如果最后一页的页号为奇数，应取出已打印好的最后一页纸，并将余下的奇数页放入纸匣，否则将会出现偶数页打印错位（例如，最后一页为99页时，如果把所有的奇数页放入纸匣，第98页会打印在第99页背面，正确的应该是打印在第97页背面）。&在&打印&对话框的&打印&中选择&偶数页&，并单击&选项&按钮，显示对话框，如图4-&22所示。&&&
图4-&22逆页序打印设置&
选中&打印选项&中的&逆页序打印&，将会从最后一页开始逆序打印。如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第97页，则背面将会打印第98页，并按照96，94，92&的顺序打印其他页，从而实现双面打印。分别打印奇数页和偶数页效率较高，但如果出现卡纸等问题，就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。
无论多么复杂的排版，只要用好了分节、样式、页面设置和页眉页脚设置，就能轻松快捷地制作出专业水准的文档。域是提高效率、自动生成文本内容的工具。Word的打印功能极其强大，可以满足各种打印需求。
更新时间： 15:23:45&&&
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