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使用Word 2000的校對工具Word2000校對工具可以讓您的文章更完美，文件的外觀更漂亮。Word 2000提供了一些校對工具，讓您可以在編輯文件時，使用它，也就是當您輸入時自動做拼字及文法檢查。Word 2000也提供了其他校對工具：全功能的拼字及文法檢查、斷字指令。通常您都會在完成輸入、編輯及格式化文字後，才會使用到這些工具。但是在您預覽列印之前，可使用它們來做最後的校對(我們將在下個章節討論)。標示語言若您的文件中，包含著外國的文字，或著您想要某些文字，不受校對工具的檢查。當您在使用校對工具之前，請先執行本節及&&&>一節所討論的步驟。在台灣所販售的Word 2000，其語系都預設為中文(台灣)。若您文件中的全部或部份文字為外文，而您又想校對這些文字時，您應該將這些文字標示起來，然後選擇&工具&功能表中的&語言&，在其後出現的次功能表中選擇&設定語言&指令，會出現語言對話方塊。(請看圖10-1)圖10-1
語言對話方塊當您標示這些外文時，Word 2000會自動為校對工具，尋找合適的字典。在美國，Word 2000所提供的字典，可以適用各種類型的英文。(所謂字典，在這裡是指一組供校對工具使用的資料檔。)若您選擇英文以外的語言，請務必在校對文字之前，安裝其對應的字典。欲了解如何取得外國字典的資訊，請至&&查閱。您也許想要您文件中某範圍的文字不受校對工具的檢查。例如說，若您正在撰寫英國史詩，您可能希望直接引用這些古詩，並不希望&拼字檢查&在這些文字上做記號，及&文法檢查&更正它們。欲達成以上目的，請依照下列步驟：選取您欲隔離的文字請選擇&工具&功能表中的&語言&，在其後出現的次功能表中選擇&設定語言&指令。在&語言&對話方塊中，請選取&不使用拼字或文法檢查&核取方塊。(如圖10-1)小秘訣若您常常需要將某些特定的外文與校對工具隔離，您可以將此外文指定給樣式，這樣您就可以直接套用這些外文，而不必依照上述的步驟。所謂語言，是一種字元格式的型態。若您在&語言&對話方塊，按一下預設值鈕，Word 2000會將所選取的語言加入文件的內文樣式及範本文件中，結果，此語言 (或&不使用拼字或文法檢查&選項) 將會被指定給所有目前文件中以內文樣式為根據樣式的文字，及之後您使用此範本建立的新文件。請參閱關於更多格式化文字的說明，請參閱＜&&＞一節。關於更多指定字元格式給樣式的說明，請參閱＜&&＞一節。注意，在美國販賣的Word 2000版本，其English (U.S.)為預設選項。若Word 2000正在執行，請您在設定完成之後，重新啟動Word 2000。在Word 2000中，請選擇&工具&功能表，在其後出現的次功能表選擇&設定語言&指令。在&語言&對話方塊中，請選擇&自動偵測使用語言&選項 (如圖10-1)，然後，Word 2000將會自動偵測所有開啟文件及之後所有開啟文件的語言。完成上述步驟後，Word 2000會自動偵測所有選取的語言，並且為其尋找合適的字典，但您仍然需要安裝每一個非英語系語言的字典，如前面章節所討論的。(如果Word 2000沒有找到偵測語言所對應的字典，那校對工具會忽略那些語言的文字)檢查您的拼字您可以使用Word 2000的&拼字檢查&，來幫助您檢查及更正您文件中的文字。您也可以讓Word 2000自動地在您輸入文字之後，檢查您的字串，或者，在您完成文件編輯之後，再使用它來檢查您的文件。自動拼字檢查欲使Word 2000在您輸入文字後，立刻檢查您的字串，請選擇&工具&功能表的&選項&指令，按一下&拼字與文法檢查&頁籤(如圖10-2)，然後選擇&自動拼字檢查&核取方塊，圖10-2
選項對話方塊的拼字與文法檢查頁籤。然後，Word 2000將檢查文件中所有文字的拼字，並且也會立即在您輸入文字後，檢查文字的拼字，若發現文字的拼字錯誤(就是這個字在字典中找不到)，Word 2000會使用波浪狀的紅色底線將其標示起來，您可以略過它，或著在它上面按右鍵，然後會出現如下圖所示的快顯功能表。從快顯功能表，您可以選擇下列選項之一：選擇功能表最上面所建議的字串。選擇&全部略過&指令，Word 2000將會停止標示文字。(Word 2000會停止標示這些錯誤的字串，直到您在拼字與文法檢查頁籤中，按一下檢查文件鈕)選擇&新增&將文字加入自訂字典中，那麼Word 2000將不再將這些文字標示起來。(自訂字典將在第280頁討論)選擇&自動校正&，然後從其後出現的次功能表中，選擇其所建議的字串之一：Word 2000將會自動更正這些字串，並且會將其取代的字串加入&自動取代字串&的清單方塊中。當&自動取代字串&為核取的狀態下，Word 2000會以取代這些錯誤字的字串，來更正它們，欲知道此選項在何處，請選擇&工具&功能表上的&自動校正&指令，然後選擇&自動校正&頁籤，即可發現它。請參閱更多關於自動校正的說明，請參閱&&&>一節，及&&&>一節的小秘訣使用&語言&次功能表來改變所標示文字的語言格式，如&&&>一節的說明。選擇&拼字檢查&以開啟&拼字檢查&對話方塊，它提供更多有關拼字檢查的選項，及下一節將討論的選項。若&自動拼字檢查&(或&自動文法檢查&)已經在您的文件中標示了一個或數個字串，您可以按兩下Word 2000狀態列上的&拼字及文法檢查&圖像，以找出(及更正)這些字串，Word 2000會將這些字串標示起來，然後開啟如上圖所示的快顯功能表，這樣您就可以很方便地更正其拼字。拼字及文法檢查小秘訣隱藏所有拼字錯誤若您不想馬上處理拼字錯誤，您可以在選項對話方塊中的拼字與文法檢查頁籤，選擇在此文件中隱藏拼字錯誤。(如圖10-2) Word 2000將不會標示所有的拼字錯誤，但Word 2000仍會檢查拼字錯誤，並且記得那些字拼錯。您可以在稍後清除此選項，那麼錯誤的拼字，將會重新以波浪狀的紅色底線，標示起來。&>一節)欲在完成編輯後，檢查您的字串，請依照下列步驟：若您欲檢查整份文件的拼字，請將插入點放置在文件中的任意處；若您只想檢查某部份的文字，請選取此部份文字。(回想一下，您可以藉由在這些字串上按兩下，迅速地選取此單字。)拼字及文法檢查欲開始拼字檢查，請選擇&工具&功能表中的&拼字及文法檢查&指令，或按一下&一般&工具列上的&拼字及文法檢查&鈕，或按&F7&鍵。每當&拼字檢查&找到字典中沒有的字串，它會選取此字串，及顯示&拼字及文法檢查&對話方塊，(如圖10-5) 在這個對話方塊中，您可以看到&字典中無此單字&的文字方塊，它會顯示有問題單字(以紅色顯示)的句子，並且在&建議&清單方塊中，顯示一個或數個可以用來更正的單字 (它會提供任何拼字檢查可衍生的單字)。欲處理這些字串，您應該完成下列一個或數個步驟：欲變更這些字串及尋找下一個拼錯的字串，您可以在&字典中無此單字&文字方塊中(為了方便您，Word 2000會將插入點放在字串之後)，直接更正它，或在&建議&清單方塊中，直接選取單字，然後您可以按&變更&鈕或&全部變更&鈕：按&變更&鈕將只取代目前錯誤的拼字，若按&全部變更&鈕，則會對文件中全部錯誤的拼字，作取代的動作。(它不會改變任何之前在拼字檢查中，您所略過的單字)注意，若您是在&字典中無此單字&的文字方塊中，作編輯的動作，您可以在按下一個鈕之前，按一下&復原編輯&鈕(它會取代&略過&鈕)，以回復這個字串。請確記，若您在字典中無此單字的文字方塊中，重新輸入此字串，但Word 2000仍舊不能辨識此字串，那Word 2000會將此字串，再標示起來。圖10-3
拼字及文法對話方塊小秘訣使用拼字檢查尋找重覆字&拼字檢查&也會在發現重覆字時，停下來。(除了一般常重覆出現的單字，例如that及had) 若&拼字檢查&發現重覆字時，它會以&刪除&鈕來取代&變更&鈕。您可以按&略過&鈕，以略過重覆字，您也可以按&刪除&鈕，以刪除重覆字。欲不變更字串及尋找下一個拼錯的字串，請按一下&略過&鈕或&全部略過&鈕。若您按了&略過&鈕，那麼&拼字檢查&將會跳過這些字串，繼續尋找下一個字串；若您按了&全部略過&鈕，Word 2000將不再標示錯誤的字串，直到您按了&檢查文件&鈕。(如下一節表10-1的說明)欲不變更字串，並將其加入自訂字典中，以便使Word 2000不再標示此字串，請按一下&新增&鈕。(自訂字典將在下節討論。)欲回復您之前的更正，請按一下&復原&鈕。當您在&建議&清單方塊中，選取更正的字串，或以手動的方式，在&字典中無此單字&文字方塊中，自行更正字串後，您可以按一下&自動校正&鈕，以便使Word 2000將此更正方式加入&自動取代字串&清單方塊中。那麼之後，您只要拼錯此字串，Word 2000會自動地更正它。欲使用其他語系，來檢查目前的字串，您可以在&字典語系&列示方塊中，選取其語系。(列示方塊中的語系，代表其字典已被安裝了) 例如說，您目前的字串為colour，您可以選擇English (U.K.)，那麼&拼字檢查&將會接受其拼法，然後搜尋下一個拼錯的字。(若字串為coluor，它還是會被認為是拼錯的字串。)您可以藉由選擇或不選擇&文法檢查&核取方塊，來開始或停止檢查您文件的文法。&文法檢查&將在下節討論。欲變更Word 2000檢查您拼字的方式，請按一下&選項&鈕。(拼字選項將在下節討論)小秘訣在開啟拼字及文法檢查對話方塊時，作編輯的動作您可以在&拼字及文法檢查&對話方塊開啟時，編輯您的文件。欲編輯文件，請按一下文件；欲繼續檢查文法，請在&拼字及文法檢查&對話方塊中，按一下&繼續&鈕。自訂拼字檢查您可以設計適合自己的拼字檢查，請在&拼字及文法檢查&對話方塊中，按一下&選項&鈕，或者選擇&工具&功能表上的&選項&，在其後出現的對話方塊中選擇&拼字與文法檢查&頁籤，Word 2000將會開啟&拼字與文法檢查&頁籤。如圖10-2所示。表10-1是在說明頁籤中的動作，對&拼字檢查&的影響。注意，除非表中有註明，否則這些動作對自動拼字檢查及手動拼字檢查，都會產生影響。自動拼字檢查及隱藏拼字錯誤都已在之前討論過了，然後有關文法檢查的部份，將在本章稍後討論。(在&&&>一節)表10-1
拼字與文法檢查頁籤上的選項動作結果選擇&自動顯示建議&選項每當&拼字檢查&發現拼錯的字，就會開啟&拼字及文法檢查&對話方塊，並且在建議清單方塊中，顯示一個或數個可取代的單字，然後，您可以選擇一個合適的單字來更改拼錯的字。這個選項並不會影響&自動拼字檢查&。選擇僅從&主字典提供建議&選項&拼字檢查&僅會從主字典中建議更正的單字，並不會從自訂字典，雖然議選項兩者皆可用來檢查拼字。(自訂字典將在下節討論。)選擇&忽略全部大寫的拼字&選項&拼字檢查&將不會檢查全部大寫的單字。它可避免&拼字檢查&將字首縮寫字選項字作記號。選擇&忽略內含數字的拼字&選項&拼字檢查&將不會檢查內含一個或數個數字的單字，例如3-D。選擇&忽略Internet和檔案位址&選項&拼字檢查&將不會檢查網址(像&&)或者檔案位址(像C:\Book\Chapter1.doc)從&自訂字典&列示方塊中，選擇一個字典名稱每當您在&拼字及文法檢查&對話方塊中，按一下&新增&鈕，Word 2000會將單字加入這個字典中(或者每當您在自動拼字檢查的狀態下，更正拼字時，在所出現的快顯功能表，選擇&新增&指令)。這個列示方塊包含了所有最近開啟的自訂字典名稱。(將在稍後討論)按一下&字典&鈕Word 2000將會展開&自訂字典&對話方塊，你可以在此對自訂字典做新增、加入、移除及編輯的動作。按一下&檢查文件&鈕&拼字檢查&將會刪除所有略過單字的清單(也就是，您所選擇全部略過的單字)，然後重新將它們標示起來。(同樣地，文法檢查也會刪除略過文法錯誤的清單，我們將在稍後討論它。)使用自訂字典無論是手動拼字檢查及是自動拼字檢查，都會從主字典及一個或數個自訂字典中，尋找單字。當Word 2000安裝完成時，會建立一個檔名為Custom.dic的字典檔。剛開始時，這個字典是空的，但每當您在&拼字及文法檢查&對話方塊中，按下&新增&鈕，及每當您在自動拼字檢查的狀態下，更正拼字時，在所出現的快顯功能表中，選擇&新增&指令，都會將單字加入這個字典中，以便這個單字不會再被Word 2000認為是拼錯的單字。如果單一自訂字典，剛好符合您的需要，那您除了有時候必須增加新字至您的字典中，您不須要再做其他事。然而，您可能需要建立或使用一本或數本特殊用途的字典。例如說，若您在寫電腦書及科幻小說，當您在寫電腦書時，您就需要建立一本電腦用字的字典(也許命名為Computer.dic)，及當您在寫科幻小說時，您就需要一本包含發明用字的字典(也許命名為Fiction.dic)。欲新增自訂字典，請依照下列步驟：選擇&工具&功能表上的&選項&指令，然後按一下&拼字與文法檢查&頁籤，或者從&拼字及文法檢查&對話方塊，按一下&選項&鈕。在&拼字與文法檢查&頁籤中，按一下&字典&鈕，以開啟&自訂字典&對話方塊：按一下&新增&鈕，然後在&建立自訂字典&對話方塊中的&檔案名稱&方塊，輸入字典的檔名。您可以直接輸入副檔名.dic，也可以忽略它。(Word 2000會自動加上) 您可以接受Word 2000預設的儲存位置，也可以自行選擇新的位置。當您按儲存檔案鈕，Word 2000會建立一個新的、空白的自訂字典。同樣地，Word 2000會將其加入&自訂字典&對話方塊中的&自訂字典&清單方塊，並且勾選字典旁的選項。(如何開啟自訂字典將在稍後說明。)若您欲使用新的自訂字典，來檢查特定語言的文字，請在自訂字典對話方塊中的&語言&列示方塊，選擇特定的語系，那麼&拼字檢查&將只對此語系使用這本字典。(如何標示文字的語言，已在本章第一節說明過了。) 若您選擇了&不擬校對&，那這本字典將適用所有語系的文字。按一下&確定&鈕欲使用自己所建立的自訂字典，或者是從別處取得的自訂字典，請依照下列步驟：開啟字典。(若您是依照上述步驟來建立字典的，那您的字典應該是開啟的狀態，所以您可略過此步驟。) 欲開啟字典，請在&拼字與文法檢查&頁籤中，按一下&字典&鈕(如圖10-2所示)，然後勾選字典名稱旁的核取方塊：若字典不在清單中，請按一下新增鈕，然後選擇字典檔。當你完成時，請在自訂字典對話方塊中及拼字與法檢查頁籤，按一下確定鈕拼字檢查將查閱已開啟字典中的單字。欲關閉字典，請依照些驟1，但是不要勾選字典名稱旁的核取方塊。小秘訣移除或編輯字典當&自訂字典&對話方塊開啟時，您可以&移除&鈕，以移除被選取的自訂字典。(這不會刪除字典檔)，若您最近不常使用手動拼字檢查，那您可以按一下&編輯&鈕，以手動的方式，增加或移除被選取字典檔中的單字。注意，當您在編輯自訂字典時，Word 2000會關閉自動拼字檢查，當編輯完之後，您可以選擇&自動拼字檢查&核取方塊，將其開啟。欲增加單字至自訂字典中，請在&拼字與文法檢查&頁籤，在其&自訂字典&列示方塊中，選擇字典名稱。(它會顯示最近所有開啟的自訂字典) 之後，每當您在&拼字及文法檢查&對話方塊中，按下&新增&鈕，及每當您在自動拼字檢查的狀態下，更正拼字時，在所出現的快顯功能表中，選擇&新增&指令，都會將單字加入被選取的自訂字典中。檢查您的文法使用Word 2000&文法檢查&，會讓您的文章更加完美。&文法檢查&將顯示可能的文法錯誤或文法缺陷，例如說，主動詞的不一致或被動語氣的使用。它也會將拙劣的寫作技巧，標示起來，例如說誤用單字。您可以讓Word 2000自動檢查文法，也可以自行執行文法檢查(連同拼字檢查)，來檢查您已完成編輯的文件。當您執行手動文法檢查，它可以顯示可讀性統計。自動文法檢查欲使Word 2000自動地檢查您的文法，請選擇&工具&功能表中的&選項&指令，然後按一下&拼字與文法檢查&頁籤，接者選擇&自動文法檢查&選項，然後，Word 2000將檢查文件中所有文字的文法，並且也會立即在您輸入文字後，檢查文字的文法，若發現句子的文法，違反了目前文法或樣式規則之一(稍後您將會知道如何修改這些規則)，Word 2000會使用波浪狀的綠色底線將整句標示起來，(回想一下，Word 2000是用紅色波浪底線將錯誤的拼字，標示起來) 然後您可以略過這些標示，或以手動的方式更正它，或著在它上面按右鍵，以顯示下面的快顯功能表：從快顯功能表，您可以選擇下列選項之一：選擇功能表最上面所建議的文法更正方式，讓Word 2000來更正它們。注意，Word 2000可能不會顯示可替換的句子，它也許會顯示手動更正的秘訣。例如說，若&文法檢查&發現了不完整的句子，那麼功能表上會顯示Fragment。選擇&略過&指令，會讓&文法檢查&略過錯誤及移除波浪狀底線。(但是，Word 2000會繼續搜尋下一個文法錯誤的句子。)若&文法檢查&(或&拼字檢查&)已經在您的文件中標示了一個或數個錯誤，您可以按兩下Word 2000狀態列上的&拼字與文法檢查&圖像，以找出(及更正)它們。每當您按兩下這個圖像，Word 2000會移動插入點至下個標示錯誤的地方，並且顯示如上圖所示的快顯功能表，方便您更正錯誤的文法。若您在&選項&對話方塊的&拼字與文法檢查&頁籤(如圖10-2)中，選擇&在此文件中隱藏文法錯誤&選項，Word 2000將移除文件中所有文法錯誤上的波浪狀底線。但Word 2000還是會繼續檢查錯誤，並且記得錯誤的所在地，稍後，您可藉由清除此核取方塊，回復這些波浪狀底線。執行手動文法檢查您也許寧願在完成編輯後，再使用Word 2000全功能的文法檢查，來檢查某區段文字(或整份文件)的文法，也不願Word 2000在您輸入後，立即作檢查。在這個狀況下，您可以&關閉自動文法檢查&的功能，隱藏文法錯誤，或者不理會波浪狀底線，然後，當您準備檢查您的文法時，再執行手動文法檢查。若&文法檢查&沒有運作的話，請選擇&工具&功能表中的&選項&指令，然後在&拼字與文法檢查&頁籤中，再選擇&拼字檢查時亦檢查文法&核取方塊。若您想知道可讀性的統計，請順便選擇&顯示可讀性統計&核取方塊。一旦文法檢查被啟動的話，它會在您執行手動文法檢查(如前面的說明，在&&&>一節)時，一起執行。下列為文法檢查專用的步驟：若您欲檢查整份文件，請將插入點放置在文件的任何地方；若您只想檢查部份文件，請選取那個部份。選擇&工具&功能表中的&拼字與文法檢查&指令，或按一下&一般&工具列上的&拼字及文法檢查&鈕，或按&F7&鍵。對所有句子，Word 2000都會先檢查其內含字有沒有拼錯。欲解決任何可能拼錯的字，請依照第277頁執行手動拼字檢查過程中步驟3的指示。檢查完句子的拼字後，Word 2000將檢查文法。若&文法檢查&發現文法錯誤，它會開啟&拼字及文法檢查&對話方塊。(如圖10-4) 在對話方塊的上方，會有文法錯誤的說明，及文法錯誤的句子，並且會將錯誤的字以綠色顯示。在這之下，會有一個&建議&文字方塊，它會顯示可替換的句子(若&文法檢查&可產生替換句的話)。圖10-4
拼字及文法對話方塊欲處理這些錯誤，您依照下列一個或數個步驟：欲更正或改善您的句子，您可以直接在上面的文字方塊裡編輯，或者您也可以直接在&建議&方塊中，選取一個替換的句子(若有可替換句時)，然後按一下&變更&鈕。欲略過建議及移到下個錯誤上，請按一下&略過&鈕。下一個錯誤也許是同一個句子。欲略過目前句子的建議，及移到下個句子上，請按一下&下一句&鈕。若目前句子還有其他錯誤，&文法檢查&將略過它們。欲略過建議及停止Word 2000繼續標示錯誤的句子，請按一下&全部略過&鈕。(在剩餘的文法檢查中，Word 2000將不再標示違反此文法規則的句子，直到你在&拼字與文法檢&查頁籤，按一下&檢查文件&鈕，就如表10-1所述。) 然後&文法檢查&將移到下一個錯誤的句子上。欲回復您之前的更正，請按一下&復原&鈕。欲使用不同語系的規則，來檢查目前的錯誤，請您在&字典語系&列示方塊中，選擇其語系。(列示方塊中的語系，代表其字典已被安裝了)您可以關閉文法檢查功能，以使Word 2000停止檢查您的文法，然後Word 2000將只檢查拼字，直至您開啟這個選項。(就如前面所提的，您可以在&拼字與文法檢查&頁籤中設定它)欲修改文法檢查的方法，請按一下&選項&鈕。(其設定將再下節說明。)小秘訣在開啟拼字及文法檢查對話方塊時，作編輯的動作您可以在拼字及文法檢查對話方塊開啟時，編輯您的文件。欲編輯文件時，請按一下文件；欲繼續檢查文法，請在拼字及文法檢查對話方塊中，按一下繼續鈕。若在&拼字與文法檢查&頁籤中的&顯示可讀性統計&已被核取，Word 2000將在文法檢查後，顯示&Readability Statistics&對話方塊，這個對話方塊會顯示有關被檢查文字的統計資料，包含了好幾個關於文字可讀性的資料(如圖10-5所示)。圖10-5
這個可讀性統計對話方塊所顯示的資料，為在編輯本章草稿時，所執行拼字及文法檢查後的統計資料。小秘訣您可以藉由選擇工具功能表中的字數統計指令，或藉由選擇檔案功能表的摘要資訊中的統計資料頁籤，來得到關於您文件中的頁數、字數、字元數....等統計資料。自訂文法檢查您可以藉由選擇&工具&功能表的&選項&指令，在其對話方塊中按&拼字與文法檢查&頁籤，來修改文法檢查的方法，如圖10-2所示。您也可以在&拼字及文法檢查&對話方塊中，按一下&選項&鈕，來開啟此頁籤。您可以在&寫入樣式&列示方塊，選擇一個您欲Word 2000用來檢查的書寫樣式，如Casual、Standard、Formal、Technical或Custom。當Word 2000在檢查文法時，它將套用所選擇寫入樣式的文法規則。欲使Word 2000套用通用的文法規則，請選擇Standard。欲套用大部份的文法規則，請選擇Formal；或者您也可以選擇Casual，來忽略大多數的文法規則。您可以選擇Technical，來套用僅適用科學文章的文法規則(如本章)，舉例來說，若&文法檢查&的書寫樣式為此項，那麼Word 2000將不會勾選&Passive Sentences&選項。Custom選項，剛開始時會套用大部份的文法規則，但它主要的目的是供您自訂使用的。您可以自訂所有在&書寫樣式&列示方塊中的選項(不僅只有Custom)，以指定&文法檢查&使用何種文法規則。欲完成此項功能，請在&拼字與文法檢查&頁籤中，按一下&設定&鈕，以開啟&文法規則設定&對話方塊。(如圖10-6)圖10-6
文法規則設定對話方塊使用同義字來尋找同義字Word 2000同義字可以幫助您查閱文件中，單字或片語的同義字或反義字。您可能希望在您鍵入文字到文件中時，能夠使用它。(就如同其他校對工具，您通常都是在完成文字輸入後，使用它們。) 請依照下列基本步驟，來使用&同義字&：選取單字或片語。欲找到一個單字的同義字，您只需要將插入點放在這個單字的任何地方，並不一定要選取它：點選&工具&功能表中的&語言&，在其後出現的次功能表中選擇&同義字&指令，或同時按下&SHIFT+F7&鍵，Word 2000將開啟&同義字&對話方塊。下圖為當在文件中選取good，然後再開啟同義字對話方塊的畫面：小秘訣另一種使用同義字的方法，是直接在單字或選取片語上按右鍵，在其後出現的快顯功能表中點選同義字，然後您可以在其次功能表中選擇同義字，或反義字(若有顯示的話)，或直接選擇同義字指令，以開啟同義字對話方塊。在&同義字&清單方塊中，選擇有此單字意思的單字。(注意，大多數的單字後都會加上詞性：adj表形容詞、adv表副詞、n表名詞、.....等等) 然後同義字將在以&同義字取代&清單方塊列出全部有此意思的單字。&以同義字取代&清單方塊會顯示一個或數個，關於所選意思的反義字，每一個反義字都會以&Antonym&作記號，例如，在上面的&同義字&對話方塊中的單字poor。在&同義字&清單方塊中有時會包含相關字。選擇相關字，Word 2000將會在&以同義字取代&清單方塊中，顯示一個或數個有關此單字的形態。若在&檢查&方塊中的單字是going，那麼在&以同義字取代&清單方塊中將顯示go。若&同義字&沒有顯示關於所選取單字的意思，它將以字母順序顯示相似拼字的單字，您可以選擇其中一個單字，然後按一下&查詢&鈕，來尋找其同義字。按一下最佳的同義字(或反義字及相關字)，然後再按一下&取代&鈕。若您查詢了good，並且選擇了decent的意思及同義字virtuous，那麼&同義字&對話方塊將如下圖所示：當您按一下取代鈕，Word 2000將以所選的同義字，來取代文件中被選取的單字，並配合原來的句子，作大小寫的變化。小秘訣使用同義字對話方塊來找尋更多單字的選擇在步驟4中，當您選取了一個同義字，您可以按一下&查詢&鈕，以尋找其同義字的同義字。(您也可以直接在以&同義字取代&清單方塊中，按兩下同義字) 做一次或數次這個動作，您可以更精確地搜尋您想要的單字。思考下面的狀況：您查詢了pretty，並選擇其同義字beautiful，雖然它比pretty好，但是並不夠完美，因此，您可以按一下&查詢&鈕，然後找到最佳的同義字，gorgeous。同樣的，您也可以在&插入&文字方塊中，直接輸入您欲查詢同義字的單字，然後按一下&查詢&鈕。欲回到前一個所&查詢&的單字，請按一下&前一字&鈕。為您的文件斷字您可藉由在每行結尾作斷字，來改善您文件的外觀。一旦作斷字後，文字不僅是在頁面邊界處有較少凹凸不平的現象，而且字與字的間隔會更有一致性。您可以使用下列方法之一，來完成斷字的工作：讓Word 2000自動地為整份文章斷字。讓Word 2000為文件斷字，但您可以決定每個連字號的位置。以手動的方式，插入各式各樣的連接符號。附註您應該在完成編輯、格式化及使用校對工具後，再為您的文件斷字，因為這些動作都會改變每一行斷字的位置。同樣的，若您在這之後，變更版面的設計，也會影響斷字區，例如調整邊界，那您可能需要重新為文件作斷字。所謂斷字區，是Word 2000用來控制斷字數量的工具。其工作內容為：當Word 2000遇到起過右邊界的單字，Word 2000必須決定是否可以包含此單字 (就是將整個單字移到下行)，或者應該斷字。若包含此單字將在行尾留下比斷字區(預設值為0.63公分)更窄的間隙，Word 2000將包含它：注意當您選擇文件自動斷字的選項，Word 2000將自動地為整份文件斷字，即使您只選取部份文件。若包含此單字將留下比斷字區更寬的間隙，Word 2000將斷字：請參閱更多關於不斷字及其他段落格式功能的說明，請參閱&&&>一節。更多關於對某區段文字，不使用拼字及文法檢查的說明，請參閱&&&>一節。選擇較寬的斷字區，雖然可以減少斷字的數量，但是會增加右邊界凹凸不平的程度。小秘訣您可以指定某個段落不使用斷字的功能，或者自行決定其是否斷字(下節將討論)。對照之下，當套用不使用某語言的拼字及文法檢查格式(本章最前面所提到的)，此語言的文字將不受所有校對工具(拼字、文法及斷字)的影響。使用核准方式，來為您的文件斷字若您欲使Word 2000在斷字前，讓您自行決定連字號的放置點，請依照下列的步驟：若您想要為整份文件斷字，請將插入點放在文件的任意處；若您只想為一部份的文件斷字，請選取那一部份的文字。點選&工具&功能表中的&語言&，在其後出現的次功能表中選擇&斷字&指令，Word 2000將開啟斷字對話方塊：在&斷字&對話方塊中，您可以設定斷字選項，但請確定&文件自動斷字&選項，是清除的狀態。按一下&手動&鈕，Word 2000會跳到&整頁模式&中搜尋可能的斷字，當Word 2000結束斷字後，它會回到原本的檢視模式下。每當Word 2000碰到需要斷字的單字，會開啟&手動斷字&對話方塊，上面會顯示此單字及連字號的位置：每個可斷字的位置都會顯示一個連字號。連字號會被高亮度的閃爍記號標示，而右邊界的位置會以垂直線標示，Word 2000也會在文件中顯示斷字後的結果，並且標示連接符號。您現在應該可以實行下列步驟之一：欲在建議的位置上斷字，請按一下&是&鈕。欲在不同的位置上斷字 (比如說，欲避免在較長單字的前兩個字母後斷字，如範例)欲略過斷字，請一下&否&鈕，那此單字將會被包含，而不會被斷字。手動插入連接符號當Word 2000在斷字時，它會插入一個特殊符號，如選擇性連字號。若一個單字中包含著選擇性連字號，那它在行尾時，將不會被斷字。雖然選擇性連字號並不會被列印出來，但它依然包含在字中，若將單字移至行尾，它將重新出現，並且可讓單字被分斷。您可以手動插入選擇性連字號，及其他相關的特殊符號，如表10-2所示：小秘訣若您按了在&一般&工具列上的&顯示/隱藏&鈕，Word 2000將顯示所有列在表10-2的符號。若只想顯示選擇性連字號，請選擇&工具&功能表中的&選項&指令，然後在其對話方塊中按一下&檢視&頁籤，再選取&選擇性分行符號&選項。表10-2
手動插入連字號及不中斷空白特殊字元快速鍵屬性選擇性連字號&Ctrl+-&若選擇性連字號在行尾分斷，那它將可以被列印，若字在行的中間，將不會被列印。不中斷連字號&Ctrl+SHIFT+-&不中斷連字號可以被列印出來。在不中斷連字號位置上的單字，永遠都不會被分斷，它通常被用來保持一個字的完整性。一般的連字號&-&一般的連字號會被列印出來。若單字可能會被移到下一行，那Word 2000將會在行尾做斷字的動作。不中斷空白&CTRL+SHIFT+空格鍵&在不中斷空白的位置上，不可能發生斷字的現象，它通常被用來將好幾個單字置於單一行。註：表10-2的「-」為連字號(hyphen)，它是位於鍵盤的最上面一排，而不是最右邊的數字漸區。}